Automatisering van offerteaanvragen van e-mails naar CRM
Automatisering van offerteaanvragen van e-mails naar CRM ✅
Van e-mail naar CRM-bestelling — volledig geautomatiseerde verwerking van offerteaanvragen in minder dan 60 seconden.
Het AI-gestuurde systeem analyseert de inhoud en bijlagen van e-mails, classificeert aanvragen, haalt gegevens uit documenten en creëert een complete bestelling in de CRM. Geen menselijke betrokkenheid vereist.
📊 Voordelen:
⏱ 12 uur handmatig werk dagelijks bespaard
Routinetaken worden geautomatiseerd — dat is meer dan 250 uur per maand die uw team kan besteden aan strategisch werk.
📈 Meer dan 40 aanvragen automatisch verwerkt elke dag
AI verwerkt zelfs grote hoeveelheden offerteaanvragen — geen noodzaak om het team uit te breiden, zelfs niet tijdens piekseizoenen.
👥 2 medewerkers toegewezen aan taken met hogere waarde
In plaats van gegevens opnieuw in te typen, kan het personeel zich richten op het werven van klanten en het uitvoeren van bedrijfsanalyses.
De uitdaging van het verwerken van offerteaanvragen ✅
Het offerteaanvraagteam moest dagelijks tientallen e-mails handmatig analyseren — elk in een ander formaat, van verschillende partners, met diverse bijlagen en links. Dit betekende:
• Werken in ploegendiensten (12 uur per dag)
• Bepalen of een bericht een nieuwe aanvraag was of slechts een verlenging
• Gegevens opnieuw typen uit PDF's (vaak handgeschreven) en van websites
• Handmatig gegevens invoeren in de CRM en de nauwkeurigheid verifiëren
Tijdens piekperiodes (vakanties, vakantieperiodes) bereikte het aantal aanvragen tot 40 per dag.
Het proces nam dagelijks 5–12 uur in beslag en genereerde kosten van ongeveer €1.200 per maand.
Handmatige verwerking resulteerde in vertragingen, fouten en verloren bestellingen aan snellere concurrenten.
Intelligente AI-gestuurde oplossing ✅
Als reactie op het groeiende aantal offerteaanvragen hebben we een intelligente automatisering ontwikkeld die het proces van het lezen, analyseren en vastleggen van e-mails in de CRM volledig afhandelt.
Door AI, OCR en een op maat gemaakte API te combineren, verloopt de hele workflow zonder menselijke tussenkomst — in minder dan een minuut vanaf het moment dat de e-mail binnenkomt:
• Offerteaanvraag vastleggen: Een speciaal e-mailadres verzamelt automatisch berichten van partners en klanten.
• Intelligente classificatie: AI herkent of het bericht betrekking heeft op een nieuwe bestelling, een verlenging of een ander type aanvraag.
• Gegevensextractie uit inhoud en bijlagen: Het systeem analyseert de e-mailinhoud, PDF-bestanden (zelfs handgeschreven) en links — en haalt alle belangrijke informatie op.
• Gegevensomzetting naar CRM-formaat: AI structureert de gegevens volgens de klantvereisten, inclusief bestellingssoort, parameters, data, locatie en meer.
• Automatische registratie van bestellingen: De verwerkte gegevens worden via API naar de CRM gestuurd, waar een complete bestelling wordt aangemaakt — zonder enige menselijke tussenkomst.
Rendement op investering
Dankzij de implementatie van onze AI-gestuurde oplossing heeft de klant de verwerkingstijd van offerteaanvragen radicaal verminderd, operationele kosten verlaagd en de effectiviteit van biedingsreacties verhoogd. Het gaat niet alleen om besparingen — het is een echte boost voor concurrentievoordeel. ✅
97% snellere verwerking van offerteaanvragen ✅
⏱️ Tijd verminderd van 15 minuten tot slechts 45 seconden — het geautomatiseerde proces werkt 20× sneller dan een mens. ✅
>250 uur per maand teruggewonnen ✅
💰 Intelligente automatisering heeft alle handmatige verwerking van offerteaanvragen overgenomen. Dat is 264 uur bespaard elke maand! ✅
Moeiteloze schaalbaarheid — meer dan 40 offerteaanvragen per dag ✅
📈 Zelfs met een toename van het aantal offerteaanvragen vereist het systeem geen extra inspanning — het draait 24/7. ✅
Automatiseringsvoorbeelden
Automatische toewijzing en correctie van kostfacturen met behulp van AI
AI verzorgt boekhouddocumenten van A tot Z. Het systeem analyseert, classificeert en boekt kostfacturen en correcties — volledig zonder menselijke tussenkomst. Het verwerkt meer dan 1.200 documenten per maand en leert continu de structuur van het bedrijf, boekingsregels en KSeF-nalevingsvereisten. Het resultaat? Consistentie, snelheid en nul chaos.
- Meer dan 95% van de documenten automatisch verwerkt en geboekt
- 85% vermindering van de verwerkingstijd
- +100% meer capaciteit
- Meer tijd voor analyse, niet voor gegevenskopiëren
Automatisering van aanbestedingsanalyse
In plaats van doorzoeken, beslissen. Automatische analyse van aanbestedingen en beoordeling van kansen in enkele minuten. Het AI-systeem downloadt automatisch aanbestedingsaankondigingen, analyseert documentatie (PDF, SWZ, bijlagen), beoordeelt de naleving van klantcriteria en creëert een gestructureerd rapport voor besluitvorming. Zonder menselijke deelname, zonder tijdverspilling.
- Reductie van analysetijd met 96% ✅
- 6x hogere procesthroughput ✅
- Realtime beslissingen ✅
- 🌍 Klaar om onbeperkt te schalen ✅
AI Matchmaker — Automatisering van het kandidatenselectieproces
Het door AI aangedreven wervingssysteem transformeert verzoeken in nauwkeurige, bruikbare kandidatenlijsten — in minuten, niet dagen. Door het analyseren van e-mailinhoud, integratie met databases en het genereren van kandidatencommunicatie besparen recruiters tientallen uren en kunnen ze sneller, nauwkeuriger en effectiever werken.
- 50–70% kortere kandidatenselectietijd
- +800% hogere doorvoer
- +35% hogere matchnauwkeurigheid
AI Marketing — intelligente automatisering van content en sociale media
📢 Dagelijkse content zonder de dagelijkse inspanning. 🧠 AI die weet wat, waar en wanneer te publiceren. Je intelligente marketingassistent die boeiende content creëert, berichten plant en automatisch publiceert op de door jou gekozen kanalen — van blog tot LinkedIn. Het helpt bedrijven een consistente online aanwezigheid te behouden zonder een bureau in te huren of een contentteam op te bouwen.
- 6× meer content per maand
- Kostenreductie van 70–85%
- +60% hogere betrokkenheid op sociale media
AI Klantenservice - Automatisering van klantenservice in e-commerce
🛍️ „Klanten krijgen een antwoord voordat ze kunnen vragen" De automatisering van klantenservice in de online winkel heeft de reactietijd verkort van uren naar seconden, waardoor het team tijd terugkrijgt en klanten comfort. AI herkent het onderwerp van de vraag, reageert onmiddellijk en stuurt alleen zaken door die menselijke tussenkomst vereisen - 24/7.
- 70% van de vragen automatisch afgehandeld
- Reactietijd verkort van enkele uren naar enkele seconden
- +40% meer tijd voor het team voor zaken die aandacht vereisen
Klaar om uw bedrijf te versnellen?
Plan een gratis consult met onze expert en ontdek in minder dan 30 minuten:
- ✅Welke processen in uw bedrijf als eerste geautomatiseerd moeten worden – en waarom juist deze
- ✅Welke technologieën en AI-tools geschikt zijn voor uw branche
- ✅Welke besparingen en efficiëntieverhogingen u kunt bereiken – voorlopige ROI-berekening
- ✅Antwoorden op uw technische en zakelijke vragen – zonder jargon, zonder verplichtingen
Wat zeggen onze klanten over ons?
Dankzij BizProcess.AI richten we ons op strategische beslissingen in plaats van tijd te verspillen aan documenten. AI sorteert de aanbiedingen voor ons - we kiezen alleen de moeite waard
BouwbedrijfIn plaats van e-mails uit te wisselen en boekhoudfouten te corrigeren, hebben we vanaf het begin volledige controle over de factuur. Het systeem bewaakt zelf de naleving en informeert wat moet worden gecorrigeerd
Productie- en handelsbedrijfMarketingautomatisering heeft onze kanalen van regelmatige content voorzien en duizenden euro's per maand bespaard. Het team is gestopt met brandjes blussen en is campagnes vooruit gaan plannen
Ontwerpbureau