Automatyzacja zapytań ofertowych z e-maili do CRM
Automatyzacja zapytań ofertowych z e-maili do CRM
Od e-maila do zlecenia w CRM – w pełni automatyczna obsługa zapytań w mniej niż 60 sekund. System oparty na AI analizuje treść i załączniki wiadomości e-mail, klasyfikuje zapytania, rozpoznaje dane z dokumentów i tworzy kompletne zlecenie w autorskim CRM. Bez udziału człowieka.
📊 Korzyści:
⏱ 12 godzin manualnej pracy dziennie odzyskane Automatyzacja rutynowych czynności – to ponad 250 godzin miesięcznie, które Twój zespół może poświęcić na strategiczne zadania.
📈 40+ zapytań przetwarzanych automatycznie każdego dnia AI radzi sobie nawet z dużymi wolumenami zapytań – nawet w sezonach szczytowych nie potrzeba skalować zespołu.
👥 2 osoby oddelegowane do zadań o wyższej wartości Pracownicy, zamiast wklepywać dane, koncentrują się na pozyskiwaniu klientów i analizie biznesowej.
Wyzwanie w obsłudze zapytań ofertowych
Zespół obsługi zapytań był zmuszony do ręcznej analizy dziesiątek wiadomości dziennie – każda w innym formacie, od innego partnera, z różnymi załącznikami i linkami. Oznaczało to:
- Pracę w trybie zmianowym (12h/dziennie)
- Konieczność rozpoznawania, czy wiadomość dotyczy nowej oferty czy tylko przedłużenia
- Przepisywanie danych z PDF-ów (często odręcznych) i ze stron WWW
- Ręczne wprowadzanie danych do CRM i kontrolę poprawności
W okresach szczytowych (wakacje, święta) liczba zapytań sięgała nawet 40 dziennie. Proces zajmował zespołowi 5–12 godzin dziennie i generował koszt ok. 5000 zł miesięcznie. Ręczne przetwarzanie skutkowało opóźnieniami, błędami i utratą części zleceń na rzecz szybszej konkurencji.
Inteligentne rozwiązanie oparte na AI
W odpowiedzi na rosnącą liczbę zapytań ofertowych stworzyliśmy inteligentną automatyzację, która w pełni automatyzuje proces odczytu, analizy i rejestracji wiadomości e-mail w CRM. Dzięki integracji AI, OCR i dopasowanego API, całość odbywa się bez udziału człowieka – w mniej niż minutę od pojawienia się wiadomości:
- Przechwytywanie zapytań: Specjalny adres e-mail automatycznie zbiera wiadomości od partnerów i klientów.
- Inteligentna klasyfikacja : AI rozpoznaje, czy wiadomość dotyczy nowego zlecenia, przedłużenia czy innego typu sprawy.
- Ekstrakcja danych z treści i załączników : System analizuje e-mail, pliki PDF (nawet odręczne), a także linki – pobiera z nich kluczowe informacje.
- Transformacja danych do formatu CRM : AI strukturyzuje dane zgodnie z wymaganiami klienta: typ zlecenia, parametry, daty, lokalizacja itp.
- Automatyczna rejestracja zlecenia: Gotowe dane trafiają przez API do CRM, gdzie tworzone jest kompletne zlecenie – bez udziału człowieka.
Zwrot z inwestycji
Dzięki wdrożeniu naszego rozwiązania opartego na AI, klient radykalnie skrócił czas obsługi zapytań, zredukował koszty operacyjne i zwiększył skuteczność odpowiedzi ofertowych. To nie tylko oszczędność – to realny wzrost przewagi konkurencyjnej.
97% szybsze przetwarzanie zapytań
⏱️ Redukcja czasu z 15 minut do zaledwie 45 sekund – zautomatyzowany proces działa 20× szybciej niż człowiek.
> 250 godzin miesięcznie odzyskane
💰Inteligenta automatyzacja przejęła całą ręczną obsługę zapytań. To aż 264 godziny miesięcznie oszczędności!
Skalowalność bez wysiłku - 40+ zapytań dziennie
📈 Nawet przy zwiększonej liczbie zapytań system nie wymaga żadnej dodatkowej pracy – działa 24/7.
Przykłady automatyzacji
Automatyzacja analizy przetargów
Sprzedaż
Zamiast przeglądać – decyduj. Automatyczna analiza przetargów i ocena szans w kilka minut. System AI automatycznie pobiera ogłoszenia o przetargach, analizuje dokumentację (PDF, SWZ, załączniki), ocenia zgodność z kryteriami klienta i tworzy uporządkowany raport do podjęcia decyzji. Bez udziału człowieka, bez strat czasu.
- Redukcja czasu analizy o 96%
- 6x większa przepustowość procesu
- Gotowość do skalowania bez granic
AI Matchmaker – Automatyzacja procesu selekcji kandydatów
HR
Zautomatyzowany system rekrutacyjny oparty na AI zmienia zapytania w trafne, gotowe do działania zestawienia kandydatów – w ciągu kilkudziesięciu minut, a nie dni. Dzięki analizie treści maili, integracji z bazami danych i generowaniu wiadomości do kandydatów, rekruterzy oszczędzają dziesiątki godzin pracy i mogą działać szybciej, precyzyjniej, skuteczniej.
- 50–70% krótszy czas selekcji kandydatów
- +800% większa przepustowość
- +35% wyższa trafność dopasowań
Marketing z AI – inteligentna automatyzacja treści i social mediów
Marketing
📢 Codzienny content bez codziennego wysiłku. 🧠 AI, które wie, co, gdzie i kiedy opublikować. Twój inteligentny asystent marketingowy, który tworzy angażujące treści, planuje publikacje i automatycznie publikuje je w wybranych kanałach - od bloga po LinkedIn. Dzięki niemu firmy utrzymują stałą obecność online bez konieczności zatrudniania agencji lub tworzenia zespołu contentowego.
- 6× więcej treści miesięcznie
- Redukcja kosztów o 70–85%
- +60% większe zaangażowanie w SM
AI Customer Care - Automatyzacja obsługi klienta w e-commerce
Sprzedaż
🛍️ „Klienci otrzymują odpowiedź zanim zdążą zapytać” Automatyzacja obsługi klienta w sklepie internetowym skróciła czas reakcji z godzin do sekund, przywracając zespołowi czas, a klientom komfort. AI rozpoznaje temat zapytania, odpowiada natychmiast i przekazuje dalej tylko sprawy wymagające człowieka - 24/7.
- 70% zapytań obsługiwanych automatycznie
- Czas odpowiedzi skrócony z kilku godzin do kilku sekund
- +40% więcej czasu zespołu na sprawy wymagające uwagi
Automatyczna dekretacja faktur kosztowych i korekt z użyciem AI
Marketing
AI przejmuje dokumenty księgowe od A do Z. System analizuje, klasyfikuje i dekretuje faktury kosztowe oraz korekty – bez udziału człowieka. Obsługuje ponad 1200 dokumentów miesięcznie, ucząc się struktury firmy, zasad dekretacji oraz zgodności z KSeF. Wynik? Spójność, szybkość i zero chaosu.
- >95% dokumentów dekretowanych automatycznie
- Redukcja czasu obsługi o 85%
- +100% większa przepustowość
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
- ✅Które procesy w Twojej firmie warto automatyzować w pierwszej kolejności – i dlaczego właśnie one
- ✅Jakie technologie i narzędzia AI sprawdzą się w Twojej branży
- ✅Jakie oszczędności i wzrost efektywności możesz osiągnąć – wstępna kalkulacja ROI
- ✅Odpowiedzi na Twoje pytania techniczne i biznesowe – bez żargonu, bez zobowiązań
Co mówią o nas klienci?
Dzięki BizProcess.AI zamiast tracić czas na dokumenty, koncentrujemy się na decyzjach strategicznych. AI segreguje za nas oferty – wybieramy tylko te warte uwagi
Przedsiębiorstwo budowlaneZamiast wymieniać się mailami i poprawiać błędy księgowe, mamy pełną kontrolę nad fakturą od początku. System sam pilnuje zgodności i informuje, co jest do poprawy
Przedsiębiorstwo produkcyjno-handloweAutomatyzacja marketingu zapewniła nasze kanały regularnym contentem i pozwoliła zaoszczędzić tysiące złotych miesięcznie. Zespół przestał gasić pożary, a zaczął planować kampanie z wyprzedzeniem
Firma designerska