Automatische Deklaration von Kostenrechnungen und Korrekturen mit KI

KI übernimmt Buchhaltungsdokumente von A bis Z.  💬 Das System analysiert, klassifiziert und deklariert Kostenrechnungen und Korrekturen – ohne menschliches Zutun. Es verarbeitet über 1200 Dokumente monatlich, lernt die Unternehmensstruktur, Deklarationsregeln und die Konformität mit KSeF. Das Ergebnis? Konsistenz, Geschwindigkeit und null Chaos.

📊 Vorteile: 

📄+1200 Dokumente monatlich ohne Stress und Chaos  Jedes Dokument landet am richtigen Ort – gemäß der Buchhaltungspolitik. 

💼 2–3 Stellen von der täglichen Routine befreit  Mitarbeiter hören auf zu deklarieren und beginnen, das Unternehmenswachstum zu unterstützen. 

🔍 100% Abdeckung von Kostendokumenten und Korrekturen  Das System bewältigt sogar untypische Rechnungen und schwierige Korrekturen.

Tägliche Herausforderungen der Buchhaltungsabteilung

Täglich erreichten Dutzende von Rechnungen und Korrekturen die Buchhaltungsabteilung –

aus verschiedenen Quellen, in verschiedenen Formaten. Jedes Dokument musste geöffnet, geprüft, klassifiziert und manuell verbucht werden, was viel Zeit in Anspruch nahm und oft zu Fehlern führte.

📥 Bis zu 1200 Dokumente monatlich:  Kostenrechnungen und Korrekturen kamen aus verschiedenen Quellen – per E-Mail, Scan, in PDFs. 

🧾 Mehrdeutige Dokumente und manuelle Deklaration:  Verschiedene Formate, unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, Währungen, Kostenstellen, Projekte – jede Rechnung erforderte eine fachkundige Interpretation. 

⏱ 6–8 Minuten pro Rechnung = Dutzende Arbeitsstunden pro Woche  Der Prozess war wiederholbar, arbeitsintensiv und fehleranfällig. 

❌ Risiko von Fehlern und Nichtkonformität mit der Buchhaltungspolitik:  Die Variabilität der Dokumente und das Fehlen einer automatischen Validierung führten zu Korrekturen, Verzögerungen und falschen Buchungen.

Umfassende Automatisierung des Buchhaltungsprozesses – von OCR bis zur ERP-Integration

Der gesamte Prozess wurde automatisiert – vom Lesen des Dokuments bis zu dessen Speicherung im Buchhaltungssystem. KI liest nicht nur Daten aus, sondern versteht sie im Kontext der Unternehmenspolitik. So gelangt jedes Dokument dorthin, wo es hingehört – schnell, sicher und den Anforderungen entsprechend. 

🔎 Intelligentes Lesen und Klassifizieren:  OCR + KI lesen und erkennen den Dokumenttyp (Rechnung, Korrektur, Notiz) und erfassen die für die Buchung wesentlichen Daten. 

🧠 Deklaration basierend auf Unternehmenswissen:  KI weist synthetische und analytische Konten gemäß der Buchhaltungspolitik zu und lernt aus genehmigten Fällen. 

📊 Volle Konformität mit KSeF und Kostenpolitik:  Das System überprüft automatisch die Datenkorrektheit und meldet Ausnahmen zur Validierung – mit Erklärung. 

🔗 Export und Integration:  Nach der Genehmigung werden die Daten in das ERP oder eine Sammeldatei übertragen. Jeder Schritt wird protokolliert, volle Transparenz.

Rendite

Die Automatisierung der Deklaration brachte sofortige, messbare Ergebnisse. Der arbeitsintensive Prozess wurde durch ein effizientes und wiederholbares System ersetzt, das mit Präzision und Konsistenz arbeitet – unabhängig von der Anzahl der Dokumente. Buchhalter gewannen Zeit für Analysen und strategische Aufgaben, und das Unternehmen kann endlich den Service skalieren, ohne das Team zu vergrößern.

>95% der Dokumente automatisch deklariert

🤖 Präzision eines Experten – vom ersten Tag an.

Reduzierung der Bearbeitungszeit um 85%

⏱️ Von 6–8 Minuten auf unter 1 Minute pro Rechnung.

+100% höhere Durchsatzkapazität

🚀 Bearbeitung einer Skala, die zuvor mehrere Personen erforderte.

Automatisierungsbeispiele

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✅Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen zuerst automatisiert werden sollten – und warum gerade diese
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✅Welche Einsparungen und Effizienzsteigerungen Sie erreichen können – erste ROI-Berechnung
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Was sagen unsere Kunden über uns?

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Dank BizProcess.AI konzentrieren wir uns auf strategische Entscheidungen, anstatt Zeit mit Dokumenten zu verschwenden. Die KI sortiert die Angebote für uns – wir wählen nur die aus, die es wert sind, beachtet zu werden

Bauunternehmen

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Anstatt E-Mails auszutauschen und Buchhaltungsfehler zu korrigieren, haben wir von Anfang an volle Kontrolle über die Rechnung. Das System überwacht die Konformität und informiert darüber, was verbessert werden muss

Produktions- und Handelsunternehmen

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Die Automatisierung des Marketings hat unsere Kanäle mit regelmäßigem Content versorgt und uns monatlich Tausende von Euro gespart. Das Team hat aufgehört, Brände zu löschen, und begann, Kampagnen im Voraus zu planen

Designfirma

Automatische Deklaration von Kostenrechnungen und Korrekturen mit KI