Automatisierung von Angebotsanfragen von E-Mails zu CRM
Automatisierung von Angebotsanfragen von E-Mails zu CRM
Von der E-Mail zum Auftrag im CRM – vollautomatische Bearbeitung von Anfragen in weniger als 60 Sekunden. Das auf KI basierende System analysiert den Inhalt und die Anhänge von E-Mails, klassifiziert Anfragen, erkennt Daten aus Dokumenten und erstellt einen vollständigen Auftrag im firmeneigenen CRM. Ohne menschliches Eingreifen.
📊 Vorteile:
⏱ 12 Stunden manuelle Arbeit pro Tag zurückgewonnen Automatisierung von Routineaufgaben – das sind über 250 Stunden pro Monat, die Ihr Team für strategische Aufgaben nutzen kann.
📈 40+ Anfragen werden täglich automatisch verarbeitet KI bewältigt selbst große Anfragemengen – auch in Spitzenzeiten muss das Team nicht skaliert werden.
👥 2 Personen für höherwertige Aufgaben freigestellt Mitarbeiter konzentrieren sich auf Kundenakquise und Geschäftsanalysen, anstatt Daten einzugeben.
Herausforderung bei der Bearbeitung von Angebotsanfragen
Das Anfragebearbeitungsteam war gezwungen, täglich Dutzende von Nachrichten manuell zu analysieren – jede in einem anderen Format, von einem anderen Partner, mit unterschiedlichen Anhängen und Links. Das bedeutete:
- Arbeiten im Schichtbetrieb (12h/Tag)
- Notwendigkeit zu erkennen, ob die Nachricht ein neues Angebot oder nur eine Verlängerung betrifft
- Daten aus PDFs (oft handschriftlich) und von Webseiten abschreiben
- Manuelle Eingabe von Daten in das CRM und Kontrolle der Richtigkeit
In Spitzenzeiten (Ferien, Feiertage) erreichte die Anzahl der Anfragen bis zu 40 pro Tag. Der Prozess beanspruchte das Team 5–12 Stunden täglich und verursachte Kosten von ca. 5000 PLN monatlich. Manuelle Verarbeitung führte zu Verzögerungen, Fehlern und dem Verlust einiger Aufträge an schnellere Konkurrenz.
Intelligente Lösung basierend auf KI
Als Antwort auf die steigende Anzahl von Angebotsanfragen haben wir eine intelligente Automatisierung entwickelt, die den Prozess des Lesens, Analysierens und Registrierens von E-Mails im CRM vollständig automatisiert. Dank der Integration von KI, OCR und angepasstem API erfolgt alles ohne menschliches Eingreifen – in weniger als einer Minute nach Eingang der Nachricht:
- Erfassung von Anfragen: Eine spezielle E-Mail-Adresse sammelt automatisch Nachrichten von Partnern und Kunden.
- Intelligente Klassifizierung : KI erkennt, ob die Nachricht ein neuer Auftrag, eine Verlängerung oder eine andere Angelegenheit betrifft.
- Datenextraktion aus Inhalten und Anhängen : Das System analysiert E-Mails, PDF-Dateien (sogar handschriftliche) sowie Links – es extrahiert daraus wichtige Informationen.
- Transformation der Daten in CRM-Format : KI strukturiert die Daten gemäß den Anforderungen des Kunden: Auftragstyp, Parameter, Daten, Standort usw.
- Automatische Auftragserfassung: Fertige Daten werden über API in das CRM übertragen, wo ein vollständiger Auftrag erstellt wird – ohne menschliches Eingreifen.
Rendite
Durch die Implementierung unserer KI-basierten Lösung hat der Kunde die Bearbeitungszeit von Anfragen radikal verkürzt, die Betriebskosten gesenkt und die Effektivität der Angebotsantworten erhöht. Das ist nicht nur eine Einsparung – es ist ein realer Zuwachs an Wettbewerbsvorteilen.
97% schnellere Anfrageverarbeitung
⏱️ Reduzierung der Zeit von 15 Minuten auf nur 45 Sekunden – der automatisierte Prozess arbeitet 20× schneller als ein Mensch.
> 250 Stunden monatlich zurückgewonnen
💰Intelligente Automatisierung hat die gesamte manuelle Bearbeitung von Anfragen übernommen. Das sind 264 Stunden monatlich eingespart!
Skalierbarkeit ohne Aufwand - 40+ Anfragen täglich
📈 Selbst bei erhöhter Anzahl von Anfragen erfordert das System keine zusätzliche Arbeit – es arbeitet 24/7.
Automatisierungsbeispiele
AI-Kundenbetreuung - Automatisierung des Kundenservice im E-Commerce
🛍️ „Kunden erhalten eine Antwort, bevor sie fragen können" Die Automatisierung des Kundenservice im Online-Shop hat die Reaktionszeit von Stunden auf Sekunden verkürzt, dem Team Zeit zurückgegeben und den Kunden Komfort verschafft. KI erkennt das Thema der Anfrage, antwortet sofort und leitet nur Angelegenheiten weiter, die menschliches Eingreifen erfordern - 24/7.
- 70% der Anfragen werden automatisch bearbeitet
- Antwortzeit von mehreren Stunden auf wenige Sekunden verkürzt
- +40% mehr Zeit für das Team für Angelegenheiten, die Aufmerksamkeit erfordern
Automatisierung der Ausschreibungsanalyse
Statt durchzusehen – entscheiden. Automatische Ausschreibungsanalyse und Bewertung der Chancen in wenigen Minuten. Das KI-System lädt automatisch Ausschreibungsankündigungen herunter, analysiert die Dokumentation (PDF, SWZ, Anhänge), bewertet die Übereinstimmung mit den Kundenkriterien und erstellt einen geordneten Bericht zur Entscheidungsfindung. Ohne menschliches Zutun, ohne Zeitverlust.
- Reduzierung der Analysezeit um 96%
- 6x höhere Prozesskapazität
- Bereitschaft zur grenzenlosen Skalierung
Automatische Deklaration von Kostenrechnungen und Korrekturen mit KI
KI übernimmt Buchhaltungsdokumente von A bis Z. Das System analysiert, klassifiziert und deklariert Kostenrechnungen und Korrekturen – ohne menschliches Zutun. Es verarbeitet über 1200 Dokumente monatlich, lernt die Unternehmensstruktur, Deklarationsregeln und die Konformität mit KSeF. Das Ergebnis? Konsistenz, Geschwindigkeit und null Chaos.
- >95% der Dokumente automatisch deklariert
- Reduzierung der Bearbeitungszeit um 85%
- +100% höhere Durchsatzkapazität
AI Matchmaker – Automatisierung des Kandidatenauswahlprozesses
Ein automatisiertes, auf KI basierendes Rekrutierungssystem verwandelt Anfragen in präzise, einsatzbereite Kandidatenlisten – innerhalb von Minuten, nicht Tagen. Durch die Analyse von E-Mail-Inhalten, die Integration mit Datenbanken und die Generierung von Nachrichten an Kandidaten sparen Recruiter Dutzende von Arbeitsstunden und können schneller, präziser und effektiver arbeiten.
- 50–70% kürzere Auswahlzeit für Kandidaten
- +800% höhere Durchsatzrate
- +35% höhere Passgenauigkeit der Matches
Marketing mit KI – intelligente Automatisierung von Inhalten und sozialen Medien
Marketing
📢 Tägliche Inhalte ohne täglichen Aufwand. 🧠 KI, die weiß, was, wo und wann veröffentlicht werden soll. Ihr intelligenter Marketingassistent, der ansprechende Inhalte erstellt, Veröffentlichungen plant und sie automatisch in ausgewählten Kanälen veröffentlicht - vom Blog bis zu LinkedIn. Damit können Unternehmen eine konstante Online-Präsenz aufrechterhalten, ohne eine Agentur zu beauftragen oder ein Content-Team zu bilden.
- 6× mehr Inhalte pro Monat
- Kostenreduktion um 70–85%
- +60% mehr Engagement in sozialen Medien
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Was sagen unsere Kunden über uns?
Dank BizProcess.AI konzentrieren wir uns auf strategische Entscheidungen, anstatt Zeit mit Dokumenten zu verschwenden. Die KI sortiert die Angebote für uns – wir wählen nur die aus, die es wert sind, beachtet zu werden
BauunternehmenAnstatt E-Mails auszutauschen und Buchhaltungsfehler zu korrigieren, haben wir von Anfang an volle Kontrolle über die Rechnung. Das System überwacht die Konformität und informiert darüber, was verbessert werden muss
Produktions- und HandelsunternehmenDie Automatisierung des Marketings hat unsere Kanäle mit regelmäßigem Content versorgt und uns monatlich Tausende von Euro gespart. Das Team hat aufgehört, Brände zu löschen, und begann, Kampagnen im Voraus zu planen
Designfirma