Automatisation de l’inscription des participants aux événements et de l’attribution des ressources

La solution mise en œuvre remplace l’ensemble du processus manuel d’inscription par un formulaire en ligne multi-étapes intégré au système CRM. Le participant renseigne lui-même ses données personnelles, choisit les options de transport et d’hébergement, enregistre les accompagnants — et le système valide en temps réel la disponibilité des places et crée automatiquement un dossier complet dans le CRM. L’ensemble du processus, du remplissage du formulaire à la génération du contrat, prend moins de 3 minutes.

Un moteur intelligent de règles métier attribue automatiquement l’hébergement en fonction du nombre de personnes, des préférences et des disponibilités. Le système prend en charge les chambres individuelles, doubles et familiales, tient compte des accompagnants et recalcule automatiquement les coûts. En l’absence de places disponibles, le participant est ajouté à une liste d’attente avec notification automatique lorsqu’une place se libère. La vérification des participants s’effectue automatiquement sur la base de critères définis — sans contrôle manuel.

Le système génère automatiquement les contrats de participation, les factures et les confirmations d’inscription au format PDF, personnalisés avec les données de chaque participant. Les statuts de paiement sont mis à jour en temps réel grâce à l’intégration avec le système de paiement, et l’équipe d’organisation reçoit des notifications en cas d’impayés. Les accompagnants sont facturés séparément avec un lien automatique vers le participant principal. L’ensemble élimine le travail administratif manuel et permet à l’équipe de se concentrer sur la logistique de l’événement.