Base centrale de clients avec historique de collaboration automatique
Chaque client en un seul endroit — avec toutes les commandes, les documents et l’historique des contacts. Le système construit automatiquement la fiche client à partir des commandes réalisées, suit les recommandations et donne un accès immédiat à l’historique complet de la collaboration. Fini la recherche d’informations dans les e-mails et les classeurs.
Des données clients dispersées sans historique centralisé de collaboration
Les données clients étaient dispersées entre des feuilles de calcul, la boîte mail, la documentation papier et la mémoire des employés. Il n’existait aucun endroit unique permettant de consulter l’historique complet de la collaboration avec un client — ses commandes, les documents fournis, les contacts et les accords conclus. Avec plus de 500 clients dans la base, retrouver une information nécessitait de parcourir de multiples sources.
Les nouveaux clients étaient ajoutés manuellement dans une feuille de calcul, souvent avec des données incomplètes. Pour les clients récurrents, des doublons apparaissaient — le même client sous un nom légèrement différent à deux endroits. L’absence de lien automatique client–commande–document signifiait que même après avoir trouvé le client dans la feuille, son historique devait être reconstitué manuellement : rechercher les commandes dans une autre feuille, les documents dans des dossiers, les accords dans les e-mails.
La documentation des clients était stockée dans des dossiers sur disque et dans des classeurs. Il n’existait aucun moyen rapide de vérifier quels documents avaient été fournis, lesquels manquaient et où ils se trouvaient physiquement. L’entreprise perdait du temps à redemander plusieurs fois les mêmes documents aux clients, et les employés n’avaient pas la certitude de disposer de la version actuelle du fichier. Le suivi des recommandations (qui a recommandé le client) n’existait pas.
Fiche client construite automatiquement avec un référentiel central de documents
Le système CRM crée automatiquement une fiche client lors de la première commande. Les coordonnées, les informations sur l’entreprise et la personne ayant recommandé le client sont saisies une seule fois — et chaque commande suivante est automatiquement liée à la fiche existante. La déduplication empêche la création de doublons. La vue client affiche en un seul endroit : les coordonnées complètes, la liste de toutes les commandes par ordre chronologique, les documents associés et l’historique des contacts.
Le référentiel central de documents remplace les dossiers sur disque et les classeurs. Chaque document est attribué à un client et à une commande, avec des informations sur son emplacement physique, la date de dernière modification et la personne responsable. La recherche permet de retrouver un document par titre, client, commande ou type — en quelques secondes au lieu de plusieurs minutes. Le système suit quels documents ont été fournis et lesquels manquent.
Le filtrage avancé et la recherche permettent de trouver instantanément n’importe quel client par prénom, nom, entreprise, e-mail ou téléphone. La liste des clients avec options de tri et d’export offre une vue d’ensemble complète de la base. Le système de suivi des recommandations construit une cartographie des relations — l’entreprise sait quels clients lui apportent de nouveaux clients. Tout l’historique de la collaboration se construit automatiquement à partir du travail quotidien, sans charge supplémentaire.
Avant et après la mise en œuvre
Résultats concrets de l'automatisation
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Réserver une consultation gratuiteUn client appelait au sujet d’un dossier datant de deux ans — auparavant, nous aurions cherché pendant une demi-heure dans les classeurs et les e-mails. Maintenant, je clique sur sa fiche et je vois tout : chaque commande, chaque document, chaque contact. Le système construit lui-même cet historique à partir du travail quotidien — il n’est pas nécessaire d’ajouter quoi que ce soit manuellement.
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