Automatische Kontierung von Kostenrechnungen und Korrekturen mit AI
AI übernimmt Buchhaltungsdokumente von A bis Z. Das System analysiert, klassifiziert und kontiert Kostenrechnungen sowie Korrekturen – ohne menschliches Eingreifen. Es verarbeitet monatlich über 1200 Dokumente und lernt dabei die Unternehmensstruktur, Kontierungsregeln sowie die Konformität mit KSeF. Das Ergebnis? Konsistenz, Geschwindigkeit und null Chaos.
Tägliche Herausforderungen der Buchhaltungsabteilung
Die Buchhaltungsabteilung verarbeitete täglich Dutzende Rechnungen und Korrekturen, die gleichzeitig aus vielen Quellen eingingen — per E-Mail, über EDI-Plattformen, aus dem Nationalen e-Rechnungssystem (KSeF) sowie in Form von Papier-Scans. Jede Quelle lieferte Daten in einem anderen Format, was das manuelle Öffnen, Auslesen und Vergleichen der Dokumentinhalte erforderlich machte.
Jede Rechnung musste klassifiziert, dem entsprechenden Sachkonto, der Kostenstelle und dem Projekt zugeordnet und anschließend im ERP-System verbucht werden. Der Prozess erforderte nicht nur Kenntnisse des Kontenplans, sondern auch aktuelles Wissen über die Rechnungslegungsrichtlinien des Unternehmens, steuerliche Vorschriften und interne Kontierungsregeln.
Die manuelle Bearbeitung eines so hohen Volumens führte zu Verzögerungen beim Abschluss von Abrechnungsperioden, erhöhte das Risiko von Klassifizierungsfehlern und erschwerte die Einhaltung der KSeF-Anforderungen. Das Buchhaltungsteam verlor Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, anstatt sich auf Finanzanalysen zu konzentrieren.
Umfassende Automatisierung des Buchhaltungsprozesses – von OCR bis zur ERP-Integration
Die implementierte Lösung umfasst die vollständige Automatisierung des Rechnungslaufs — vom Eingang des Dokuments bis zur Buchung im ERP-System. Der Prozess beginnt mit intelligentem OCR, das Daten aus Dokumenten unabhängig von Format und Quelle ausliest: elektronische Rechnungen aus KSeF, Papier-Scans, per E-Mail gesendete PDF-Dateien.
Die AI-Engine analysiert die ausgelesenen Daten im Kontext der Rechnungslegungsrichtlinien des Unternehmens, historischer Kontierungsmuster und geltender Steuervorschriften. Auf dieser Grundlage ordnet sie automatisch Sachkonten, Kostenstellen und Mehrwertsteuersätze zu und erstellt einen fertigen Buchungssatz, der mit dem Kontenplan der Organisation übereinstimmt.
Die kontierten Rechnungen werden ohne manuelle Eingriffe direkt an das ERP-System übergeben. Das System verarbeitet auch Korrekturen, Duplikate und Dokumente mit mehreren Positionen. Ein integrierter Validierungsmechanismus erkennt Anomalien und leitet zweifelhafte Fälle zur Prüfung an einen Buchhalter weiter — für volle Kontrolle bei deutlich verkürzter Bearbeitungszeit.
Vor und nach der Implementierung
Konkrete Ergebnisse der Automatisierung
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Kostenlose Beratung buchenDie Kontierung von Kostenrechnungen band bei uns 3 Vollzeitkräfte. Nach der Einführung von AI klassifiziert das System Dokumente selbstständig und ordnet Konten sowie Kostenstellen zu. Die Buchhalter können sich jetzt auf Analyse und Controlling konzentrieren, statt Daten manuell einzugeben.
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