Automatisierung von Angebotsanfragen aus E-Mails ins CRM
Von der E-Mail zum Auftrag im CRM – vollständig automatisierte Bearbeitung von Anfragen in weniger als 60 Sekunden. Das AI-basierte System analysiert den Inhalt und die Anhänge von E-Mail-Nachrichten, klassifiziert Anfragen, erkennt Daten aus Dokumenten und erstellt einen vollständigen Auftrag im proprietären CRM. Ohne menschliches Eingreifen.
Herausforderung bei der Bearbeitung von Angebotsanfragen
Das Vertriebsteam erhielt täglich Dutzende Angebotsanfragen per E-Mail — von verschiedenen Partnern, in unterschiedlichen Formaten, mit Anhängen in Form von PDF-Dateien, Tabellen und Bildern. Jede Anfrage musste manuell geöffnet, gelesen, die wichtigsten Daten (Produkt, Menge, Spezifikation) extrahiert und in das CRM-System übertragen werden.
Der Prozess war zeitaufwendig und fehleranfällig. Bei einem hohen Nachrichtenvolumen kam es zu Auslassungen, Verzögerungen bei der Antwort und Fehlern in den übertragenen Daten. In Zeiten erhöhten Aufkommens (Saisons, Kampagnen) konnte das Team die Bearbeitung nicht rechtzeitig bewältigen, was zu Auftragsverlusten und Unzufriedenheit bei Handelspartnern führte.
Das Fehlen von Automatisierung bedeutete außerdem, dass zwei Vollzeitkräfte ausschließlich mit dem Übertragen von Daten aus E-Mails beschäftigt waren — anstatt sich auf den Abschluss von Verträgen und den Aufbau von Kundenbeziehungen zu konzentrieren.
Intelligente AI-basierte Lösung
Die implementierte Lösung automatisiert den gesamten Prozess des Auslesens, Analysierens und Erfassens von Angebotsanfragen im CRM vollständig. Das System überwacht das E-Mail-Postfach in Echtzeit, identifiziert neue Anfragen und startet die Verarbeitungspipeline ohne menschliches Eingreifen.
AI analysiert den Inhalt der Nachricht und die Anhänge (PDF, Bilder, Tabellen), erkennt Schlüsseldaten — Produktname, Menge, technische Spezifikation, Kontaktdaten — und erstellt einen vollständigen Auftrag im CRM-System. Das OCR-Modul verarbeitet auch nicht standardisierte Dokumente, und das Sprachmodell versteht den Kontext der Anfrage selbst bei informeller Korrespondenz.
Der gesamte Zyklus vom Eingang der E-Mail bis zur Erstellung des Auftrags im CRM dauert weniger als 60 Sekunden. Das System eliminiert Fehler durch manuelle Dateneingabe, sorgt für eine sofortige Reaktion auf Anfragen und entlastet das Vertriebsteam für wertschöpfendere Aufgaben — Verhandlungen und Vertragsabschlüsse.
Vor und nach der Implementierung
Konkrete Ergebnisse der Automatisierung
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