Automatischer Zyklus vom Auftrag bis zur Rechnung mit Online-Bestätigung durch den Kunden

Eine Organisation mit mehr als 100 Aufträgen pro Monat verwaltete den Zyklus vom Auftrag bis zur Rechnung mithilfe von Tabellenkalkulationen, E-Mails und einer separaten Fakturierungssoftware. Ein Mitarbeiter erstellte den Auftrag in einer Tabelle, versandte die Bestätigung per E-Mail an den Kunden und übertrug die Daten nach der Ausführung manuell in das Rechnungssystem. Bei mehreren Zahlungsarten — Vorauszahlung, nach Leistungserbringung, Raten, wiederkehrende Zahlungen — erforderte jeder Fall eine individuelle Überwachung von Fristen und Beträgen.

Die Bestätigung des Auftrags durch den Kunden erfolgte per E-Mail — mehrere Nachrichten wurden ausgetauscht, manchmal mit Korrekturen, ohne klaren Nachweis, wer die Bedingungen wann freigegeben hatte. Das Fehlen eines zentralen Systems bedeutete, dass Informationen zur Bestätigung im Postfach eines Mitarbeiters verloren gehen konnten. Es kam vor, dass eine Dienstleistung ohne formale Bestätigung erbracht wurde, was bei der Rechnungsstellung zu Streitfällen führte.

Die Zahlungsüberwachung basierte auf der manuellen Prüfung von Kontoauszügen und dem Markieren von Rechnungen als bezahlt in einer Tabelle. Bei 200+ aktiven Kunden und vielen gleichzeitig offenen Rechnungen wurden Zahlungsverzögerungen mit einer Verzögerung von einer Woche erkannt. Das Versenden von Erinnerungen erforderte die manuelle Vorbereitung einer E-Mail — viele Mitarbeitende zögerten das Mahnwesen hinaus, was den Cashflow verschlechterte. Die Generierung von PDF-Rechnungen mit korrekten VAT-Berechnungen und vielen Positionen war zeitaufwendig und fehleranfällig.