Zentrale Kundendatenbank mit automatischem Zusammenarbeitsverlauf
Jeder Kunde an einem Ort — mit allen Aufträgen, Dokumenten und der Kontakthistorie. Das System erstellt automatisch eine Kundenakte aus bearbeiteten Aufträgen, verfolgt Empfehlungen und ermöglicht sofortigen Zugriff auf den vollständigen Verlauf der Zusammenarbeit. Schluss mit der Suche nach Informationen in E-Mails und Ordnern.
Verteilte Kundendaten ohne zentralen Zusammenarbeitsverlauf
Kundendaten waren auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Postfächer, Papierdokumentation und das Wissen der Mitarbeitenden verteilt. Es gab keinen zentralen Ort, an dem der vollständige Verlauf der Zusammenarbeit mit einem Kunden eingesehen werden konnte — seine Aufträge, eingereichten Dokumente, Kontakte und Vereinbarungen. Bei mehr als 500 Kunden in der Datenbank erforderte das Auffinden von Informationen die Durchsuchung zahlreicher Quellen.
Neue Kunden wurden manuell in die Tabelle eingetragen, oft mit unvollständigen Daten. Bei wiederkehrenden Kunden kam es zu Duplikaten — derselbe Kunde unter einem leicht abweichenden Namen an zwei Stellen. Das Fehlen einer automatischen Verknüpfung Kunde–Auftrag–Dokument bedeutete, dass selbst nach dem Auffinden des Kunden in der Tabelle seine Historie manuell rekonstruiert werden musste: Aufträge in einer anderen Tabelle suchen, Dokumente in Ordnern, Vereinbarungen in E-Mails.
Die Kundendokumentation wurde in Ordnern auf Laufwerken und in Aktenordnern aufbewahrt. Es gab keine schnelle Möglichkeit zu prüfen, welche Dokumente eingereicht wurden, welche fehlten und wo sie sich physisch befanden. Das Unternehmen verlor Zeit, weil Kunden wiederholt um dieselben Dokumente gebeten wurden, und die Mitarbeitenden hatten keine Sicherheit, ob ihnen die aktuelle Dateiversion vorlag. Eine Nachverfolgung von Empfehlungen (wer den Kunden empfohlen hat) existierte nicht.
Automatisch erstellte Kundenakte mit zentralem Dokumenten-Repository
Das CRM-System erstellt automatisch eine Kundenakte beim ersten Auftrag. Kontaktdaten, Unternehmensinformationen und die empfehlende Person werden einmal erfasst — jeder weitere Auftrag wird dann automatisch mit der bestehenden Akte verknüpft. Deduplizierung verhindert die Erstellung doppelter Datensätze. Die Kundenansicht zeigt an einem Ort: vollständige Kontaktdaten, die Liste aller Aufträge in chronologischer Reihenfolge, zugewiesene Dokumente und die Kontakthistorie.
Das zentrale Dokumenten-Repository ersetzt Ordner auf Laufwerken und Aktenordner. Jedes Dokument ist einem Kunden und einem Auftrag zugeordnet, mit Informationen zum physischen Speicherort, zum Datum der letzten Änderung und zur verantwortlichen Person. Die Suche ermöglicht es, ein Dokument nach Titel, Kunde, Auftrag oder Typ zu finden — in wenigen Sekunden statt in mehreren Minuten. Das System verfolgt, welche Dokumente eingereicht wurden und welche fehlen.
Erweiterte Filter- und Suchfunktionen ermöglichen es, jeden Kunden sofort nach Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail oder Telefonnummer zu finden. Die Kundenliste mit Sortier- und Exportfunktion bietet einen vollständigen Überblick über die Datenbank. Das System zur Nachverfolgung von Empfehlungen erstellt eine Beziehungskarte — das Unternehmen weiß, welche Kunden neue Kunden bringen. Der gesamte Zusammenarbeitsverlauf entsteht automatisch aus der täglichen Arbeit, ohne zusätzlichen Aufwand.
Vor und nach der Implementierung
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