Automatischer Kalkulator für Dienstleistungspreise und Analyse der Auftragsrentabilität
Von manuellen Berechnungen mit dem Taschenrechner zu einem Klick. Das System automatisiert die Preisermittlung für Dienstleistungen auf Basis des Auftragstyps, des Objektwerts und der geltenden Sätze — unter Berücksichtigung von Steuern, behördlichen Gebühren und Rabatten. Die Verbindung mit dem Arbeitszeitmodul liefert in Echtzeit ein vollständiges Bild der Rentabilität jedes Auftrags.
Manuelle Preiskalkulationen und fehlende Transparenz bei der Auftragsrentabilität
Ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen kalkulierte jeden Auftrag manuell mithilfe von Satztabellen, einem Taschenrechner und Expertenwissen. Bei der Kalkulation mussten der Dienstleistungstyp, der Objektwert, die geltenden Prozentsätze, Steuern, behördliche Gebühren und mögliche Rabatte berücksichtigt werden. Bei mehreren Dienstleistungstypen, jeweils mit eigener Berechnungslogik, mussten Mitarbeitende die Regeln kennen oder sie jedes Mal erneut prüfen.
Fehler bei Preisermittlungen traten regelmäßig auf — ein falscher Prozentsatz, eine übersehene Zusatzgebühr oder eine fehlerhafte Rundung. Jeder Fehler erforderte eine Korrektur und zusätzliche Kommunikation mit dem Kunden. Das Unternehmen verfügte zudem über kein Tool zur Analyse der Auftragsrentabilität. Die Arbeitszeit der Mitarbeitenden wurde nicht systematisch erfasst, sodass unklar war, was die Abwicklung eines bestimmten Auftrags tatsächlich kostete. Entscheidungen über Rabatte wurden intuitiv und ohne Datenbasis getroffen.
Finanzübersichten zum Monatsende wurden manuell erstellt — das Sammeln von Umsatzdaten aus mehreren Quellen, der Versuch, Arbeitskosten zu schätzen, und die Zusammenstellung in einer Tabelle. Der Prozess dauerte mehrere Stunden und lieferte nur ein ungefähres Bild. Das Unternehmen wusste nicht, welche Dienstleistungstypen am rentabelsten waren und welche unter Berücksichtigung der Arbeitszeit des Teams Verluste verursachten.
Automatisierter Preis-Kalkulator mit Rentabilitätsmodul in Echtzeit
Die implementierte Business-Rule-Engine automatisiert den gesamten Preisermittlungsprozess. Der Mitarbeitende wählt den Dienstleistungstyp aus einer Liste aus und gibt den Objektwert ein — das System berechnet Satz, Steuern, behördliche Gebühren und den Endbetrag automatisch. Der Kalkulator unterstützt mehrere Dienstleistungstypen, jeweils mit eigener Berechnungslogik, und berücksichtigt Ausnahmen sowie Betragsgrenzen. Das Ergebnis ist in Sekunden verfügbar, ohne Risiko von Berechnungsfehlern.
Das Arbeitszeitmodul ermöglicht es Mitarbeitenden, die Zeit für jeden Auftrag minutengenau zu erfassen. Das System berechnet die Arbeitskosten automatisch auf Basis der individuellen Stundensätze der Mitarbeitenden. Die Auftragsübersicht verbindet Erlös (aus der Preisermittlung) mit Kosten (aus der erfassten Zeit) und liefert sofortigen Einblick in die Rentabilität. Die Daten sind pro Auftrag, pro Mitarbeitendem und pro Dienstleistungstyp verfügbar.
Das Reporting-Dashboard bietet eine Ansicht aller Aufträge mit automatisch berechneten Spalten: Erlös, Arbeitskosten, Gewinn und prozentuale Rentabilität. Die Filterung nach Monat, Mitarbeitendem, Kunde und Dienstleistungstyp liefert sofortige Antworten auf geschäftliche Fragestellungen. Der Export nach Excel ermöglicht weiterführende Analysen. Das Unternehmen verfügt erstmals über ein vollständiges, datengestütztes Bild seiner Rentabilität — und trifft bessere Entscheidungen zu Preisen und Ressourcenallokation.
Vor und nach der Implementierung
Konkrete Ergebnisse der Automatisierung
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Kostenlose Beratung buchenDie Preisermittlung für eine einzelne Dienstleistung erforderte die manuelle Prüfung mehrerer Satztabellen sowie die Berechnung von Steuern und Zusatzgebühren — Fehler waren leicht möglich. Jetzt wähle ich den Dienstleistungstyp aus, gebe den Wert ein und das System berechnet alles automatisch. Und am Monatsende sehe ich genau, wie viel wir an jedem Auftrag verdient haben.
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