Automatische boeking van kostenfacturen en correcties met AI
AI neemt boekhoudkundige documenten van A tot Z over. Het systeem analyseert, classificeert en boekt kostenfacturen en correcties — zonder menselijke tussenkomst. Het verwerkt meer dan 1200 documenten per maand en leert daarbij de bedrijfsstructuur, boekingsregels en naleving van KSeF. Het resultaat? Consistentie, snelheid en geen chaos.
Dagelijkse uitdagingen van de boekhoudafdeling
De boekhoudafdeling verwerkte dagelijks tientallen facturen en correcties die gelijktijdig uit meerdere bronnen binnenkwamen — via e-mail, EDI-platforms, het Nationale e-Facturatiesysteem (KSeF) en als scans van papieren documenten. Elke bron leverde gegevens in een ander formaat aan, wat handmatig openen, uitlezen en vergelijken van de documentinhoud vereiste.
Elke factuur moest worden geclassificeerd, toegewezen aan de juiste grootboekrekening, kostenplaats en project, en vervolgens geboekt in het ERP-systeem. Dit proces vereiste niet alleen kennis van het rekeningschema, maar ook actuele kennis van het boekhoudbeleid van het bedrijf, fiscale regelgeving en interne boekingsregels.
De handmatige verwerking van zo'n groot volume veroorzaakte vertragingen bij het afsluiten van boekhoudperiodes, verhoogde het risico op classificatiefouten en maakte het lastiger om te voldoen aan de KSeF-vereisten. Het boekhoudteam verloor tijd aan repetitieve taken in plaats van zich te richten op financiële analyse.
Volledige automatisering van het boekhoudproces – van OCR tot integratie met ERP
De geïmplementeerde oplossing omvat de volledige automatisering van de factuurverwerking — vanaf het moment dat een document binnenkomt tot en met de registratie in het ERP-systeem. Het proces begint met intelligente OCR, die gegevens uit documenten uitleest ongeacht formaat en bron: elektronische facturen uit KSeF, papieren scans en PDF-bestanden die per e-mail worden verzonden.
De AI-engine analyseert de uitgelezen gegevens in de context van het boekhoudbeleid van het bedrijf, historische boekingspatronen en geldende fiscale regels. Op basis daarvan wijst het automatisch grootboekrekeningen, kostenplaatsen en btw-tarieven toe en genereert het een kant-en-klare boeking die in overeenstemming is met het rekeningschema van de organisatie.
Geboekte facturen worden zonder handmatige tussenkomst rechtstreeks naar het ERP-systeem gestuurd. Het systeem verwerkt ook correcties, duplicaten en documenten met meerdere regels. Een ingebouwd validatiemechanisme detecteert afwijkingen en stuurt twijfelgevallen door voor verificatie door een boekhouder — voor volledige controle en een aanzienlijk kortere verwerkingstijd.
Voor en na de implementatie
Concrete resultaten van automatisering
Wilt u vergelijkbare resultaten behalen?
Boek een gratis consultatieHet boeken van kostenfacturen kostte ons 3 fulltime medewerkers. Na de implementatie van AI classificeert het systeem documenten zelfstandig en wijst het rekeningen en kostenplaatsen toe. Onze boekhouders kunnen zich nu richten op analyse en controlling in plaats van op het handmatig invoeren van gegevens.
Handels- en distributiebedrijf, 500+ medewerkers
Onze oplossingen
Ontdek de details
Klaar om uw bedrijf te versnellen?
Plan een gratis consult met onze expert en ontdek in minder dan 30 minuten:
Wat zeggen onze klanten over ons?
Dit is een partner die je kunt vertrouwen.
Director, Compensa Vienna Insurance Group
Hun samenwerkingsgerichte aanpak en bekwame ontwikkelaars hebben grote waarde toegevoegd aan ons project.
COO, Hand2Band
Hun kennis hielp ons de beste oplossing voor onze uitdagingen te vinden.
Marketing Director, ESALIENS
De flexibiliteit van het team en hun openheid voor feedback zijn indrukwekkend.
Digital Lead, Trooper
Ze hadden alle benodigde mensen en tools om het werk te doen.
CTO, The Codest
We zijn enthousiast over de resultaten van onze samenwerking.
Co-Founder & CEO, Swave