Digitaal beheer van klantopdrachten met operationeel dashboard

Een bedrijf dat maandelijks enkele tientallen klantopdrachten verwerkte, beheerde deze met behulp van spreadsheets, een papieren kalender en e-mailcommunicatie. Voor elke opdracht moesten meerdere medewerkers in verschillende rollen worden toegewezen, de organisatorische en uitvoeringsstatus worden gevolgd en de vereiste documenten worden gecontroleerd. Met het groeiende aantal dossiers verloor het team tijd aan het zoeken naar informatie die verspreid was over meerdere tools.

Een bijzonder probleem was het volgen van deadlines en de bezetting van medewerkers. De papieren kalender bood geen snel overzicht van de teambelasting op een bepaalde dag. Er waren situaties waarin aan een opdracht geen cruciale medewerker was toegewezen of waarin de deadline na een verplaatsing niet was bijgewerkt. Het ontbreken van een centraal meldingssysteem betekende dat informatie over wijzigingen met vertraging aankwam — per e-mail of mondeling.

De controle van documentatie was gebaseerd op handmatige checklists. Medewerkers controleerden handmatig welke documenten waren aangeleverd en welke ontbraken. Bij enkele tientallen actieve opdrachten tegelijk was het gemakkelijk om een ontbrekend document over het hoofd te zien, wat leidde tot vertragingen en de noodzaak om meerdere keren contact op te nemen met de klant. Overzichten en rapportages vereisten het handmatig samenstellen van gegevens uit meerdere bronnen.