Automatische VAT-verificatie en multinationale fiscale compliance

Een bedrijf dat actief was op meerdere Europese markten, moest bij elke opdracht handmatig de fiscale status van de klant verifiëren. Het controleren van een VAT-nummer vereiste het openen van de VIES-website, het invoeren van gegevens en het opslaan van het resultaat. Bij 500+ klanten in de database — waarvan veel uit verschillende landen — sloegen medewerkers deze stap vaak over of baseerden zij zich op verouderde gegevens. Het VAT-nummer van een klant kon verlopen of ongeldig worden verklaard, zonder dat het bedrijf daarvan op de hoogte was.

Het bepalen van het juiste VAT-tarief vereiste dat meerdere variabelen tegelijk werden meegenomen: type dienst, plaats van levering (land van vestiging vs. land van de klant), type klant (bedrijf vs. particulier), VAT-registratiestatus van de klant en eventuele fiscale vrijstellingen. Bij 15+ combinaties van regels en verschillen tussen landen moesten medewerkers teruggrijpen op referentietabellen of overleggen met de boekhouder. Fouten kwamen voor op 5-8% van de facturen — elke fout vereiste een correctie, extra correspondentie en stelde het bedrijf bloot aan sancties.

Het beheer van documenten voor VAT-vrijstellingen was gebaseerd op mappen op een schijf met scanbestanden. Er was geen automatische opvolging van vervaldata — wanneer een vrijstelling afliep, merkte niemand dat op tot aan een controle. Het ontbreken van een centraal verificatieregister betekende dat het bedrijf bij een audit niet snel kon aantonen dat VAT-nummers waren gevalideerd. Elke wijziging in de regelgeving in een van de landen vereiste een handmatige update van tabellen en training van het team.