Automatisering van offerteaanvragen van e-mails naar CRM
Van e-mail naar opdracht in CRM – volledig automatische afhandeling van aanvragen in minder dan 60 seconden. Een systeem op basis van AI analyseert de inhoud en bijlagen van e-mailberichten, classificeert aanvragen, herkent gegevens uit documenten en maakt een volledige opdracht aan in een eigen CRM. Zonder menselijke tussenkomst.
Uitdaging bij de afhandeling van offerteaanvragen
Het salesteam ontving dagelijks tientallen offerteaanvragen via e-mail — van verschillende partners, in verschillende formaten, met bijlagen zoals PDF-bestanden, spreadsheets en foto's. Elke aanvraag vereiste handmatig openen, lezen, het extraheren van kerngegevens (product, hoeveelheid, specificatie) en het overtypen ervan naar het CRM-systeem.
Het proces was tijdrovend en foutgevoelig. Bij een groot volume berichten kwamen gemiste aanvragen, vertragingen in reacties en fouten in overgetypte gegevens voor. In periodes van verhoogde drukte (seizoenen, campagnes) kon het team de afhandeling niet bijbenen, wat leidde tot verlies van opdrachten en ontevredenheid bij handelspartners.
Het gebrek aan automatisering betekende ook dat twee fulltime medewerkers zich uitsluitend bezighielden met het overtypen van gegevens uit e-mails — in plaats van zich te richten op het sluiten van contracten en het opbouwen van klantrelaties.
Intelligente oplossing op basis van AI
De geïmplementeerde oplossing automatiseert het volledige proces van het uitlezen, analyseren en registreren van offerteaanvragen in CRM. Het systeem bewaakt de e-mailinbox in realtime, identificeert nieuwe aanvragen en start zonder menselijke tussenkomst een verwerkingspipeline.
AI analyseert de inhoud van berichten en bijlagen (PDF, afbeeldingen, spreadsheets), herkent kerngegevens — productnaam, hoeveelheid, technische specificatie, contactgegevens — en maakt een volledige opdracht aan in het CRM-systeem. De OCR-module verwerkt niet-standaarddocumenten en het taalmodel begrijpt de context van de aanvraag zelfs bij informele correspondentie.
De volledige cyclus van ontvangst van de e-mail tot het aanmaken van de opdracht in CRM duurt minder dan 60 seconden. Het systeem elimineert fouten door handmatig overtypen, zorgt voor een onmiddellijke reactie op aanvragen en geeft het salesteam ruimte voor werk met hogere toegevoegde waarde — onderhandelen en het sluiten van contracten.
Voor en na de implementatie
Concrete resultaten van automatisering
Wilt u vergelijkbare resultaten behalen?
Boek een gratis consultatieVoorheen besteedden twee mensen de hele dag aan het overtypen van gegevens uit e-mails. Nu doet het systeem dat zelf en richten wij ons op het sluiten van contracten. In de eerste maand hebben we 250 uur werk teruggewonnen.
Bedrijf uit de productiesector, 200+ medewerkers
Onze oplossingen
Ontdek de details
Klaar om uw bedrijf te versnellen?
Plan een gratis consult met onze expert en ontdek in minder dan 30 minuten:
Wat zeggen onze klanten over ons?
Een bedrijf met breed scala aan competenties en sterke domeinexpertise.
Co-Founder, Atendi.care
Hun kennis hielp ons de beste oplossing voor onze uitdagingen te vinden.
Marketing Director, ESALIENS
Hun inzet om alle problemen op te lossen is uitstekend.
Founder, Floud
Ze voeren niet alleen de gevraagde taken uit, maar tonen ook diepgaande kennis van onze business.
CEO, beautybox
Ze leverden het project op tijd en binnen ons budget.
CTO, Streamliner
Dit is een partner die je kunt vertrouwen.
Director, Compensa Vienna Insurance Group