Automatische calculator voor dienstoffertes en analyse van de rendabiliteit van opdrachten

Een bedrijf dat professionele diensten levert, stelde voor elke opdracht handmatig een offerte op met behulp van tarieftabellen, een rekenmachine en expertkennis. Bij de berekening moest rekening worden gehouden met het type dienst, de waarde van het object, de geldende procentuele tarieven, belastingen, overheidskosten en eventuele kortingen. Bij meer dan tien soorten diensten, elk met een andere berekeningslogica, moest de medewerker de regels onthouden of deze telkens opnieuw controleren.

Fouten in offertes kwamen regelmatig voor — een vergissing in het procentuele tarief, het overslaan van een extra toeslag of een onjuiste afronding. Elke fout vereiste een correctie en extra communicatie met de klant. Het bedrijf beschikte ook niet over een hulpmiddel om de rendabiliteit van opdrachten te analyseren. De werktijd van medewerkers werd niet systematisch bijgehouden, waardoor niet bekend was wat de uitvoering van een specifieke opdracht daadwerkelijk kostte. Beslissingen over kortingen werden intuïtief genomen, zonder data.

Financiële overzichten aan het einde van de maand werden handmatig opgesteld — gegevens over opbrengsten uit meerdere bronnen verzamelen, arbeidskosten proberen te schatten, alles samenvoegen in een spreadsheet. Het proces duurde enkele uren en gaf slechts een benaderend beeld. Het bedrijf wist niet welke soorten diensten het meest rendabel waren en welke verlies opleverden na verrekening van de werktijd van het team.