Automatische synchronisatie van de webshop met het CRM-systeem

Geen handmatig overtypen van gegevens meer tussen systemen. Tweezijdige synchronisatie tussen het e-commerceplatform en het CRM-systeem automatiseert orderverwerking, werkt klantgegevens bij en volgt betalingsstatussen — in real time, zonder menselijke tussenkomst. Eén overzicht van klant, bestelling en product.

100%

automatische synchronisatie van bestellingen

<30s

synchronisatietijd van een nieuwe bestelling

120h

arbeidsbesparing per maand

Gratis consultatie

Sector

E-commerce

Afdeling

Implementatietijd

4-6 weken

Schaal

200+ bestellingen per dag, 15 000+ klanten in de database

Losstaande systemen en handmatige gegevensoverdracht

Het bedrijf verkocht via een e-commerceplatform, terwijl klantrelatiebeheer en orderafhandeling werden uitgevoerd in een apart CRM-systeem. Beide systemen werkten onafhankelijk van elkaar — gegevens over klanten, producten en bestellingen stroomden niet automatisch tussen beide. Elke nieuwe bestelling vereiste handmatig overtypen van klantgegevens, orderregels en betalingsstatus van het ene systeem naar het andere.

Bij meer dan 200 bestellingen per dag vergde de handmatige gegevensoverdracht 1,5 FTE en leidde dit regelmatig tot fouten — onjuiste bedragen, ontbrekende orderregels, dubbele klantrecords. Het ontbreken van een consistent klantoverzicht (bestelgeschiedenis, betalingen, voorkeuren) bemoeilijkte aftersales en maakte marketingsegmentatie onmogelijk. Het operationele team beschikte niet over tools om gerelateerde records snel te vinden: klant ↔ bestelling ↔ product.

Een bijkomend probleem was het ontbreken van synchronisatie van de productcatalogus. Nieuwe producten die in de webshop werden toegevoegd, verschenen niet automatisch in CRM, waardoor dubbel werk nodig was bij het aanmaken ervan. Betalingsstatussen werden met vertraging bijgewerkt, wat de controle op openstaande betalingen bemoeilijkte en leidde tot verouderde gegevens in verkooprapportages.

Tweezijdige integratie van e-commerce met CRM in real time

De geïmplementeerde oplossing verbindt het e-commerceplatform met het CRM-systeem via tweezijdige synchronisatie die in real time werkt. Elke nieuwe bestelling die in de webshop wordt geplaatst, maakt automatisch gekoppelde records aan in CRM: klantgegevens (of een update van een bestaand record), orderregels, betalingsstatus en koppeling met producten. Het systeem ondersteunt ook de omgekeerde richting — wijzigingen in CRM (bijv. correctie van klantgegevens) worden doorgezet naar het e-commerceplatform.

De productcatalogus wordt automatisch gesynchroniseerd. Een nieuw product dat in e-commerce wordt toegevoegd, genereert een overeenkomstig record in CRM met volledige specificatie, prijs en beschikbaarheid. Bestellingen worden automatisch gekoppeld aan producten en klanten, waardoor een complete relatiegrafiek ontstaat. Het systeem kopieert sleutelvelden tussen records — bijv. tarieven van product naar bestelling, contactgegevens van klant naar overeenkomst — en elimineert handmatige aanvulling.

Het CRM-paneel biedt dedicated modules: producten, klanten, bestellingen en documenten — met geavanceerde filtering, export naar CSV en wijzigingsgeschiedenis. Betalingsstatussen worden in real time bijgewerkt en het team ontvangt meldingen over nieuwe bestellingen en statuswijzigingen. De integratie elimineerde handmatige gegevensoverdracht, minimaliseerde fouten en gaf het team een volledig beeld van elke klant op één plek.

Voor en na de implementatie

Concrete resultaten van automatisering

Synchronisatietijd van bestelling

Voor

5-15 min (handmatig)

<30 seconden (automatisch)

-97%

Fouten in klantgegevens

Voor

10-15% van de records

<1%

-93%

Dubbele klantrecords

Voor

8-12% van de database

-100%

Arbeidsinzet voor gegevensoverdracht

Voor

1,5 FTE

0 (monitoring)

-100%

Vertraging bij update van betalingsstatus

Voor

1-3 dagen

<30 seconden (real-time)

-99%

Tijd om klantgeschiedenis op te zoeken

Voor

5-10 min (in 2 systemen)

<5 seconden (1 CRM-overzicht)

-98%

Wilt u vergelijkbare resultaten behalen?

Boek een gratis consultatie

Vóór de integratie besteedde ons team de helft van de dag aan het handmatig overzetten van gegevens tussen de webshop en CRM. Nu gebeurt alles automatisch — een nieuwe bestelling in de webshop verschijnt binnen enkele seconden in CRM, met alle klant- en productgegevens. We hebben 1,5 FTE bespaard en fouten komen praktisch niet meer voor.

Webshop in de eventbranche, 200+ bestellingen per dag