Automatisering van de registratie van evenementdeelnemers en de toewijzing van middelen

De geïmplementeerde oplossing vervangt het volledige handmatige registratieproces door een meerstaps online formulier dat is geïntegreerd met het CRM-systeem. De deelnemer vult zelfstandig persoonsgegevens in, kiest transport- en accommodatieopties, registreert begeleidende personen — terwijl het systeem in realtime de beschikbaarheid valideert en automatisch een volledig record in CRM aanmaakt. Het volledige proces, van het invullen van het formulier tot het genereren van de overeenkomst, duurt minder dan 3 minuten.

Een intelligente business rules-engine wijst automatisch accommodatie toe op basis van het aantal personen, voorkeuren en beschikbaarheid. Het systeem ondersteunt eenpersoons-, tweepersoons- en familiekamers, houdt rekening met begeleidende personen en berekent automatisch de kosten. Wanneer er geen vrije plaatsen beschikbaar zijn, wordt de deelnemer op een reservelijst geplaatst en automatisch geïnformeerd zodra er een plaats vrijkomt. De verificatie van deelnemers verloopt automatisch op basis van gedefinieerde criteria — zonder handmatige controle.

Het systeem genereert automatisch deelnameovereenkomsten, facturen en registratiebevestigingen in PDF-formaat, gepersonaliseerd met de gegevens van elke deelnemer. Betalingsstatussen worden in realtime bijgewerkt dankzij de integratie met het betaalsysteem, en het organisatieteam ontvangt meldingen over achterstallige betalingen. Begeleidende personen worden afzonderlijk gefactureerd met een automatische koppeling aan de hoofddeelnemer. Het geheel elimineert handmatig administratief werk en stelt het team in staat zich te concentreren op de logistiek van het evenement.