Centrale klantendatabase met automatische samenwerkingsgeschiedenis
Elke klant op één plek — met alle opdrachten, documenten en contactgeschiedenis. Het systeem bouwt automatisch een klantdossier op basis van uitgevoerde opdrachten, volgt doorverwijzingen en geeft direct toegang tot de volledige samenwerkingsgeschiedenis. Geen informatie meer zoeken in e-mails en ordners.
Verspreide klantgegevens zonder centrale samenwerkingsgeschiedenis
Klantgegevens waren verspreid over spreadsheets, de mailbox, papieren documentatie en het geheugen van medewerkers. Er was geen centrale plek waar de volledige samenwerkingsgeschiedenis met een klant zichtbaar was — zijn opdrachten, aangeleverde documenten, contacten en gemaakte afspraken. Met meer dan 500 klanten in de database vereiste het terugvinden van informatie het doorzoeken van meerdere bronnen.
Nieuwe klanten werden handmatig aan het spreadsheet toegevoegd, vaak met onvolledige gegevens. Bij terugkerende klanten ontstonden duplicaten — dezelfde klant onder een iets andere naam op twee plaatsen. Het ontbreken van een automatische koppeling klant–opdracht–document betekende dat zelfs nadat de klant in het spreadsheet was gevonden, de geschiedenis handmatig moest worden gereconstrueerd: opdrachten zoeken in een ander spreadsheet, documenten in mappen en afspraken in e-mails.
Klantdocumentatie werd bewaard in mappen op de schijf en in ordners. Er was geen snelle manier om te controleren welke documenten waren ingediend, welke ontbraken en waar ze zich fysiek bevonden. Het bedrijf verloor tijd doordat klanten herhaaldelijk om dezelfde documenten werden gevraagd, en medewerkers waren niet zeker of zij over de meest actuele versie van het bestand beschikten. Het volgen van doorverwijzingen (wie de klant had doorverwezen) bestond niet.
Automatisch opgebouwd klantdossier met centrale documentrepository
Het CRM-systeem maakt automatisch een klantdossier aan bij de eerste opdracht. Contactgegevens, bedrijfsinformatie en de doorverwijzende persoon worden één keer ingevoerd — en elke volgende opdracht wordt automatisch gekoppeld aan het bestaande dossier. Deduplicatie voorkomt het aanmaken van dubbele records. De klantweergave toont op één plek: volledige contactgegevens, een lijst van alle opdrachten in chronologische volgorde, gekoppelde documenten en contactgeschiedenis.
De centrale documentrepository vervangt mappen op de schijf en ordners. Elk document is gekoppeld aan een klant en opdracht, met informatie over de fysieke locatie, de datum van de laatste wijziging en de verantwoordelijke persoon. Met de zoekfunctie vindt u een document op titel, klant, opdracht of type — in enkele seconden in plaats van tientallen minuten. Het systeem volgt welke documenten zijn aangeleverd en welke ontbreken.
Geavanceerd filteren en zoeken maakt het mogelijk om elke klant direct te vinden op voornaam, achternaam, bedrijf, e-mail of telefoonnummer. De klantenlijst met sorteer- en exportmogelijkheden geeft volledig inzicht in de database. Het systeem voor het volgen van doorverwijzingen bouwt een relatiekaart op — het bedrijf weet welke klanten nieuwe klanten aanbrengen. De volledige samenwerkingsgeschiedenis wordt automatisch opgebouwd vanuit het dagelijkse werk, zonder extra inspanning.
Voor en na de implementatie
Concrete resultaten van automatisering
Wilt u vergelijkbare resultaten behalen?
Boek een gratis consultatieEen klant belde met een vraag over een zaak van twee jaar geleden — vroeger zouden we een half uur zoeken in ordners en e-mails. Nu klik ik op zijn dossier en zie ik alles: elke opdracht, elk document, elk contact. Het systeem bouwt deze geschiedenis zelf op vanuit het dagelijkse werk — er hoeft niets handmatig te worden toegevoegd.
Dienstverlenend bedrijf, 500+ klanten, team van 12 personen
Onze oplossingen
Ontdek de details
Klaar om uw bedrijf te versnellen?
Plan een gratis consult met onze expert en ontdek in minder dan 30 minuten:
Wat zeggen onze klanten over ons?
Ze leverden het project op tijd en binnen ons budget.
CTO, Streamliner
We wisten van tevoren in welk stadium we ons bevonden en welke kosten ons te wachten stonden.
COO, QMS
Ze voeren niet alleen de gevraagde taken uit, maar tonen ook diepgaande kennis van onze business.
CEO, beautybox
We zijn enthousiast over de resultaten van onze samenwerking.
Co-Founder & CEO, Swave
Hun samenwerkingsgerichte aanpak en bekwame ontwikkelaars hebben grote waarde toegevoegd aan ons project.
COO, Hand2Band
Ze waren zeer transparant en eerlijk als het gaat om budgettering.
CTO, Runeasi