Automatische cyclus van opdracht tot factuur met online klantbevestiging
Van handmatige documentstromen naar één klik. Het systeem automatiseert de volledige levenscyclus van een opdracht — van aanmaak via online klantbevestiging tot facturatie en betalingsopvolging. Automatische generatie van factuurconcepten, een herinneringssysteem met 3 niveaus en ondersteuning voor meerdere betaalmethoden elimineren handmatig werk en versnellen de cashflow.
Handmatige verwerking van opdrachten en facturen tussen meerdere tools
Een organisatie die meer dan 100 opdrachten per maand uitvoerde, beheerde de cyclus van opdracht tot factuur met spreadsheets, e-mails en een apart facturatieprogramma. Een medewerker maakte de opdracht aan in een spreadsheet, stuurde de bevestiging per e-mail naar de klant en voerde na uitvoering de gegevens handmatig over in het facturatiesysteem. Bij meerdere betaalmethoden — vooruitbetaling, na uitvoering, termijnen, terugkerende betalingen — vereiste elk geval individuele opvolging van termijnen en bedragen.
De bevestiging van de opdracht door de klant verliep per e-mail — een uitwisseling van meerdere berichten, soms met correcties, zonder een duidelijk spoor van wie wanneer de voorwaarden had goedgekeurd. Het ontbreken van een centraal systeem betekende dat informatie over de bevestiging verloren kon gaan in de mailbox van een medewerker. Er deden zich situaties voor waarin een dienst werd uitgevoerd zonder formele bevestiging, wat leidde tot geschillen bij de facturatie.
De opvolging van betalingen was gebaseerd op het handmatig controleren van bankafschriften en het markeren van facturen als betaald in een spreadsheet. Bij 200+ actieve klanten en veel gelijktijdig openstaande facturen werden betalingsachterstanden met een vertraging van een week ontdekt. Het versturen van herinneringen vereiste het handmatig opstellen van een e-mail — veel medewerkers stelden incasso uit, wat de cashflow verslechterde. Het genereren van PDF-facturen met correcte btw-berekeningen en meerdere posten was tijdrovend en foutgevoelig.
Geautomatiseerde workflow opdracht→factuur met klantportaal en betalingssysteem
Het geïmplementeerde platform centraliseert de volledige levenscyclus van een opdracht. Een medewerker maakt de opdracht aan in het systeem en specificeert posten, prijzen, uitvoeringsperiode en betaalmethode. De opdracht doorloopt interne goedkeuring, waarna het systeem automatisch een unieke link naar de klant stuurt voor online bevestiging. De klant bekijkt de details, accepteert deze of geeft opmerkingen door — alles in één overzicht, zonder e-mailuitwisseling. Het systeem registreert exact wie en wanneer de voorwaarden heeft bevestigd.
De facturatiemodule genereert automatisch factuurconcepten op basis van het betalingsschema van de opdracht — 7 dagen vóór de vervaldatum. Een medewerker controleert het concept, kan posten corrigeren en publiceert de factuur met één klik. Het systeem genereert een PDF met correcte btw-berekeningen, rekening houdend met het klanttype, de locatie en de tarieven. Het ondersteunt vier betaalmethoden: vooruitbetaling, na uitvoering van de dienst, termijnen met schema en terugkerende betalingen met automatische verlenging.
Een herinneringssysteem met drie niveaus escaleert automatisch achterstallige betalingen: de eerste herinnering na 7 dagen, de tweede na 14, de derde (formele aanmaning) na 21 dagen. Elk niveau heeft een eigen e-mailsjabloon met oplopende formaliteit. De operator kan een factuur als betwist markeren — waardoor herinneringen worden stopgezet en een verduidelijkingsproces wordt gestart. Het financiële dashboard toont in realtime: openstaande facturen, achterstallige betalingen, verwachte cashflow en geschiedenis per klant.
Voor en na de implementatie
Concrete resultaten van automatisering
Wilt u vergelijkbare resultaten behalen?
Boek een gratis consultatieVroeger vereiste het opstellen van een factuur het verzamelen van gegevens uit e-mails en spreadsheets, het handmatig berekenen van bedragen en het versturen van de PDF. Nu genereert het systeem zelf een factuurconcept op basis van de opdracht en bevestigt de klant online met één klik. Wanneer de betalingstermijn verstrijkt, doen automatische herinneringen wat wij vroeger handmatig moesten doen.
Dienstverlenend bedrijf, 100+ opdrachten per maand, team van 50 personen
Onze oplossingen
Ontdek de details
Klaar om uw bedrijf te versnellen?
Plan een gratis consult met onze expert en ontdek in minder dan 30 minuten:
Wat zeggen onze klanten over ons?
Hun inzet om alle problemen op te lossen is uitstekend.
Founder, Floud
Hun kennis hielp ons de beste oplossing voor onze uitdagingen te vinden.
Marketing Director, ESALIENS
We bevelen hen van harte aan voor samenwerking bij IT-uitdagingen.
Head of Delivery, itCraft
Het team is niet bang voor uitdagingen.
E-Commerce Manager, Kontigo
We zijn enthousiast over de resultaten van onze samenwerking.
Co-Founder & CEO, Swave
De flexibiliteit van het team en hun openheid voor feedback zijn indrukwekkend.
Digital Lead, Trooper