Automatyzacja zapytań ofertowych z e-maili do CRM
Od e-maila do zlecenia w CRM – w pełni automatyczna obsługa zapytań w mniej niż 60 sekund. System oparty na AI analizuje treść i załączniki wiadomości e-mail, klasyfikuje zapytania, rozpoznaje dane z dokumentów i tworzy kompletne zlecenie w autorskim CRM. Bez udziału człowieka.
Wyzwanie w obsłudze zapytań ofertowych
Zespół sprzedaży codziennie otrzymywał dziesiątki zapytań ofertowych drogą e-mailową — od różnych partnerów, w różnych formatach, z załącznikami w postaci PDF, arkuszy kalkulacyjnych i zdjęć. Każde zapytanie wymagało ręcznego otwarcia, przeczytania, wyodrębnienia kluczowych danych (produkt, ilość, specyfikacja) i przepisania ich do systemu CRM.
Proces był czasochłonny i podatny na błędy. Przy dużym wolumenie wiadomości zdarzały się pominięcia, opóźnienia w odpowiedzi i błędy w przepisywanych danych. W okresach wzmożonego ruchu (sezony, kampanie) zespół nie nadążał z obsługą, co prowadziło do utraty zleceń i niezadowolenia partnerów handlowych.
Brak automatyzacji oznaczał również, że dwie osoby na pełen etat zajmowały się wyłącznie przepisywaniem danych z maili — zamiast skupiać się na zamykaniu kontraktów i budowaniu relacji z klientami.
Inteligentne rozwiązanie oparte na AI
Wdrożone rozwiązanie w pełni automatyzuje proces odczytu, analizy i rejestracji zapytań ofertowych w CRM. System monitoruje skrzynkę e-mail w czasie rzeczywistym, identyfikuje nowe zapytania i uruchamia pipeline przetwarzania bez udziału człowieka.
AI analizuje treść wiadomości i załączniki (PDF, obrazy, arkusze), rozpoznaje dane kluczowe — nazwę produktu, ilość, specyfikację techniczną, dane kontaktowe — i tworzy kompletne zlecenie w systemie CRM. Moduł OCR obsługuje dokumenty niestandardowe, a model językowy rozumie kontekst zapytania nawet przy nieformalnym języku korespondencji.
Cały cykl od otrzymania e-maila do utworzenia zlecenia w CRM zajmuje poniżej 60 sekund. System eliminuje błędy ręcznego przepisywania, zapewnia natychmiastową reakcję na zapytania i uwalnia zespół sprzedaży do pracy o wyższej wartości — negocjacji i zamykania kontraktów.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęWcześniej dwie osoby spędzały cały dzień na przepisywaniu danych z maili. Teraz system robi to sam, a my skupiamy się na zamykaniu kontraktów. W pierwszym miesiącu odzyskaliśmy 250 godzin pracy.
Firma z branży produkcyjnej, 200+ pracowników
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
Elastyczność zespołu i otwartość na feedback robią wrażenie.
Digital Lead, Trooper
Profesjonalne podejście do każdego etapu projektu — od analizy po wdrożenie.
CTO, Plata
Byli bardzo transparentni i uczciwi jeśli chodzi o budżetowanie.
CTO, Runeasi
Ich wiedza odkrywcza pomogła nam znaleźć najlepsze rozwiązanie dla naszych wyzwań.
Marketing Director, ESALIENS
Gorąco polecamy ich do współpracy przy dowolnych wyzwaniach IT.
Head of Delivery, itCraft
Jesteśmy zachwyceni wynikami naszej współpracy.
Co-Founder & CEO, Swave