Automatyzacja zapytań ofertowych z e-maili do CRM
Od e-maila do zlecenia w CRM – w pełni automatyczna obsługa zapytań w mniej niż 60 sekund. System oparty na AI analizuje treść i załączniki wiadomości e-mail, klasyfikuje zapytania, rozpoznaje dane z dokumentów i tworzy kompletne zlecenie w autorskim CRM. Bez udziału człowieka.
Wyzwanie w obsłudze zapytań ofertowych
Zespół sprzedaży codziennie otrzymywał dziesiątki zapytań ofertowych drogą e-mailową — od różnych partnerów, w różnych formatach, z załącznikami w postaci PDF, arkuszy kalkulacyjnych i zdjęć. Każde zapytanie wymagało ręcznego otwarcia, przeczytania, wyodrębnienia kluczowych danych (produkt, ilość, specyfikacja) i przepisania ich do systemu CRM.
Proces był czasochłonny i podatny na błędy. Przy dużym wolumenie wiadomości zdarzały się pominięcia, opóźnienia w odpowiedzi i błędy w przepisywanych danych. W okresach wzmożonego ruchu (sezony, kampanie) zespół nie nadążał z obsługą, co prowadziło do utraty zleceń i niezadowolenia partnerów handlowych.
Brak automatyzacji oznaczał również, że dwie osoby na pełen etat zajmowały się wyłącznie przepisywaniem danych z maili — zamiast skupiać się na zamykaniu kontraktów i budowaniu relacji z klientami.
Inteligentne rozwiązanie oparte na AI
Wdrożone rozwiązanie w pełni automatyzuje proces odczytu, analizy i rejestracji zapytań ofertowych w CRM. System monitoruje skrzynkę e-mail w czasie rzeczywistym, identyfikuje nowe zapytania i uruchamia pipeline przetwarzania bez udziału człowieka.
AI analizuje treść wiadomości i załączniki (PDF, obrazy, arkusze), rozpoznaje dane kluczowe — nazwę produktu, ilość, specyfikację techniczną, dane kontaktowe — i tworzy kompletne zlecenie w systemie CRM. Moduł OCR obsługuje dokumenty niestandardowe, a model językowy rozumie kontekst zapytania nawet przy nieformalnym języku korespondencji.
Cały cykl od otrzymania e-maila do utworzenia zlecenia w CRM zajmuje poniżej 60 sekund. System eliminuje błędy ręcznego przepisywania, zapewnia natychmiastową reakcję na zapytania i uwalnia zespół sprzedaży do pracy o wyższej wartości — negocjacji i zamykania kontraktów.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęWcześniej dwie osoby spędzały cały dzień na przepisywaniu danych z maili. Teraz system robi to sam, a my skupiamy się na zamykaniu kontraktów. W pierwszym miesiącu odzyskaliśmy 250 godzin pracy.
Firma z branży produkcyjnej, 200+ pracowników
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
Profesjonalne podejście do każdego etapu projektu — od analizy po wdrożenie.
CTO, Plata
Byli bardzo transparentni i uczciwi jeśli chodzi o budżetowanie.
CTO, Runeasi
Mieli wszystkich potrzebnych ludzi i narzędzia, żeby wykonać tę pracę.
CTO, The Codest
Jesteśmy zachwyceni wynikami naszej współpracy.
Co-Founder & CEO, Swave
Osobiste umiejętności programistów i kierownika zespołu były kluczowe dla tego projektu.
CEO, Bravedigital
Z góry wiedzieliśmy, na jakim etapie jesteśmy i jakie koszty nas czekają.
COO, QMS