Centralna baza klientów z automatyczną historią współpracy
Każdy klient w jednym miejscu — ze wszystkimi zleceniami, dokumentami i historią kontaktów. System automatycznie buduje kartotekę klienta z realizowanych zleceń, śledzi polecenia i daje natychmiastowy dostęp do pełnej historii współpracy. Koniec z szukaniem informacji w mailach i segregatorach.
Rozproszone dane klientów bez centralnej historii współpracy
Dane klientów były rozproszone między arkuszami kalkulacyjnymi, skrzynką mailową, papierową dokumentacją i pamięcią pracowników. Nie istniało jedno miejsce, w którym można było zobaczyć pełną historię współpracy z klientem — jego zlecenia, dostarczone dokumenty, kontakty i ustalenia. Przy ponad 500 klientach w bazie odnalezienie informacji wymagało przeszukiwania wielu źródeł.
Nowi klienci byli dodawani do arkusza ręcznie, często z niekompletnymi danymi. Przy powracających klientach zdarzały się duplikaty — ten sam klient pod nieco inną nazwą w dwóch miejscach. Brak automatycznego powiązania klient–zlecenie–dokument oznaczał, że nawet po znalezieniu klienta w arkuszu, jego historię trzeba było odtwarzać ręcznie: szukać zleceń w innym arkuszu, dokumentów w folderach, ustaleń w mailach.
Dokumentacja klientów była przechowywana w folderach na dysku i w segregatorach. Nie było szybkiego sposobu na sprawdzenie, jakie dokumenty zostały złożone, jakie brakują, i gdzie fizycznie się znajdują. Firma traciła czas na wielokrotne proszenie klientów o te same dokumenty, a pracownicy nie mieli pewności, czy dysponują aktualną wersją pliku. Śledzenie poleceń (kto polecił klienta) nie istniało.
Automatycznie budowana kartoteka klienta z centralnym repozytorium dokumentów
System CRM automatycznie tworzy kartotekę klienta przy pierwszym zleceniu. Dane kontaktowe, informacje o firmie i osoba polecająca są wprowadzane raz — a każde kolejne zlecenie automatycznie linkuje się do istniejącej kartoteki. Deduplikacja zapobiega tworzeniu podwójnych rekordów. Widok klienta pokazuje w jednym miejscu: pełne dane kontaktowe, listę wszystkich zleceń w układzie chronologicznym, przypisane dokumenty i historię kontaktów.
Centralne repozytorium dokumentów zastępuje foldery na dysku i segregatory. Każdy dokument jest przypisany do klienta i zlecenia, z informacją o lokalizacji fizycznej, dacie ostatniej modyfikacji i osobie odpowiedzialnej. Wyszukiwanie pozwala znaleźć dokument po tytule, kliencie, zleceniu lub typie — w kilka sekund zamiast kilkunastu minut. System śledzi, które dokumenty zostały dostarczone, a które brakują.
Zaawansowane filtrowanie i wyszukiwanie pozwala natychmiast znaleźć dowolnego klienta po imieniu, nazwisku, firmie, mailu lub telefonie. Lista klientów z możliwością sortowania i eksportu daje pełen przegląd bazy. System śledzenia poleceń buduje mapę relacji — firma wie, którzy klienci przynoszą nowych klientów. Cała historia współpracy buduje się automatycznie z codziennej pracy, bez dodatkowego nakładu.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęKlient dzwonił z pytaniem o sprawę sprzed dwóch lat — kiedyś szukalibyśmy pół godziny w segregatorach i mailach. Teraz klikam w jego kartotekę i widzę wszystko: każde zlecenie, każdy dokument, każdy kontakt. System sam buduje tę historię z codziennej pracy — nie trzeba nic dodawać ręcznie.
Firma usługowa, 500+ klientów, 12-osobowy zespół
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
Mieli wszystkich potrzebnych ludzi i narzędzia, żeby wykonać tę pracę.
CTO, The Codest
Gorąco polecamy ich do współpracy przy dowolnych wyzwaniach IT.
Head of Delivery, itCraft
Nie tylko realizują zlecone zadania, ale też wykazują się dogłębną znajomością naszego biznesu.
CEO, beautybox
Zespół nie boi się wyzwań.
E-Commerce Manager, Kontigo
Byli bardzo transparentni i uczciwi jeśli chodzi o budżetowanie.
CTO, Runeasi
Ich wiedza odkrywcza pomogła nam znaleźć najlepsze rozwiązanie dla naszych wyzwań.
Marketing Director, ESALIENS