Centralna baza klientów z automatyczną historią współpracy
Każdy klient w jednym miejscu — ze wszystkimi zleceniami, dokumentami i historią kontaktów. System automatycznie buduje kartotekę klienta z realizowanych zleceń, śledzi polecenia i daje natychmiastowy dostęp do pełnej historii współpracy. Koniec z szukaniem informacji w mailach i segregatorach.
Rozproszone dane klientów bez centralnej historii współpracy
Dane klientów były rozproszone między arkuszami kalkulacyjnymi, skrzynką mailową, papierową dokumentacją i pamięcią pracowników. Nie istniało jedno miejsce, w którym można było zobaczyć pełną historię współpracy z klientem — jego zlecenia, dostarczone dokumenty, kontakty i ustalenia. Przy ponad 500 klientach w bazie odnalezienie informacji wymagało przeszukiwania wielu źródeł.
Nowi klienci byli dodawani do arkusza ręcznie, często z niekompletnymi danymi. Przy powracających klientach zdarzały się duplikaty — ten sam klient pod nieco inną nazwą w dwóch miejscach. Brak automatycznego powiązania klient–zlecenie–dokument oznaczał, że nawet po znalezieniu klienta w arkuszu, jego historię trzeba było odtwarzać ręcznie: szukać zleceń w innym arkuszu, dokumentów w folderach, ustaleń w mailach.
Dokumentacja klientów była przechowywana w folderach na dysku i w segregatorach. Nie było szybkiego sposobu na sprawdzenie, jakie dokumenty zostały złożone, jakie brakują, i gdzie fizycznie się znajdują. Firma traciła czas na wielokrotne proszenie klientów o te same dokumenty, a pracownicy nie mieli pewności, czy dysponują aktualną wersją pliku. Śledzenie poleceń (kto polecił klienta) nie istniało.
Automatycznie budowana kartoteka klienta z centralnym repozytorium dokumentów
System CRM automatycznie tworzy kartotekę klienta przy pierwszym zleceniu. Dane kontaktowe, informacje o firmie i osoba polecająca są wprowadzane raz — a każde kolejne zlecenie automatycznie linkuje się do istniejącej kartoteki. Deduplikacja zapobiega tworzeniu podwójnych rekordów. Widok klienta pokazuje w jednym miejscu: pełne dane kontaktowe, listę wszystkich zleceń w układzie chronologicznym, przypisane dokumenty i historię kontaktów.
Centralne repozytorium dokumentów zastępuje foldery na dysku i segregatory. Każdy dokument jest przypisany do klienta i zlecenia, z informacją o lokalizacji fizycznej, dacie ostatniej modyfikacji i osobie odpowiedzialnej. Wyszukiwanie pozwala znaleźć dokument po tytule, kliencie, zleceniu lub typie — w kilka sekund zamiast kilkunastu minut. System śledzi, które dokumenty zostały dostarczone, a które brakują.
Zaawansowane filtrowanie i wyszukiwanie pozwala natychmiast znaleźć dowolnego klienta po imieniu, nazwisku, firmie, mailu lub telefonie. Lista klientów z możliwością sortowania i eksportu daje pełen przegląd bazy. System śledzenia poleceń buduje mapę relacji — firma wie, którzy klienci przynoszą nowych klientów. Cała historia współpracy buduje się automatycznie z codziennej pracy, bez dodatkowego nakładu.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęKlient dzwonił z pytaniem o sprawę sprzed dwóch lat — kiedyś szukalibyśmy pół godziny w segregatorach i mailach. Teraz klikam w jego kartotekę i widzę wszystko: każde zlecenie, każdy dokument, każdy kontakt. System sam buduje tę historię z codziennej pracy — nie trzeba nic dodawać ręcznie.
Firma usługowa, 500+ klientów, 12-osobowy zespół
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
Z góry wiedzieliśmy, na jakim etapie jesteśmy i jakie koszty nas czekają.
COO, QMS
To partner, któremu można zaufać.
Director, Compensa Vienna Insurance Group
Ich podejście oparte na współpracy i wykwalifikowani deweloperzy wnieśli ogromną wartość do naszego projektu.
COO, Hand2Band
Ich wiedza odkrywcza pomogła nam znaleźć najlepsze rozwiązanie dla naszych wyzwań.
Marketing Director, ESALIENS
Byli bardzo transparentni i uczciwi jeśli chodzi o budżetowanie.
CTO, Runeasi
Najbardziej zaimponowało mi ich niezrównane zaangażowanie w satysfakcję klienta.
CEO, SMartDe eG