Cyfrowy onboarding członków organizacji z wieloetapowym workflow zatwierdzania

Organizacja zrzeszająca specjalistów przyjmowała nowych członków przez proces oparty na papierowych formularzach, mailowej korespondencji i ręcznym routingu dokumentów. Kandydat wypełniał formularz PDF, dołączał kopie dokumentów tożsamości i kwalifikacji, i wysyłał mailem lub pocztą. Pracownik operacyjny weryfikował kompletność, często prosząc o uzupełnienia kolejnym mailem. Przy 50+ aplikacjach rocznie i sezonowych szczytach, kolejka rosnąła, a kandydaci czekali tygodniami bez informacji o statusie.

Po weryfikacji operacyjnej aplikacja musiała trafić do zarządu organizacji — trzech osób, które fizycznie podpisywały dokument akceptacji. Routing odbywał się mailowo lub przez przekazanie papierowej teczki. Brak centralnego systemu oznaczał, że nikt nie wiedział, u kogo aktualnie leży aplikacja i dlaczego się opóźnia. Zdarzały się przypadki, gdy aplikacja leżała na biurku jednego członka zarządu przez dwa tygodnie — kandydat w tym czasie tracił cierpliwość i rezygnował.

Po zatwierdzeniu przez zarząd, pracownik operacyjny ręcznie weryfikował wpłatę składki członkowskiej, przygotowywał certyfikat członkowski w edytorze tekstu, przypisywał sektory i kompetencje w arkuszu i wysyłał dokumenty powitalne mailem. Wrażliwe dokumenty — kopie dowodów, PESEL — leżały w folderach na dysku bez polityki retencji. Cały proces od aplikacji do pełnego członkostwa trwał średnio 3-4 tygodnie, a w okresach szczytowych nawet 6 tygodni.