Sprzedaż

Automatyzacja rejestracji uczestników wydarzeń i przydziału zasobów

Od rejestracji do faktury w kilka minut — bez udziału człowieka. System automatyzuje cały proces zapisu uczestników na wydarzenia: wieloetapowy formularz online, walidacja dostępności miejsc w czasie rzeczywistym, inteligentny przydział zakwaterowania, automatyczne generowanie umów i faktur. Organizator skupia się na wydarzeniu, a nie na administracji.

85%

redukcja czasu obsługi rejestracji

<3min

od zapisu do wygenerowania umowy

błędów w przydziale zakwaterowania

Bezpłatna konsultacja

Branża

Usługi profesjonalne

Dział

Sprzedaż

Czas wdrożenia

6-8 tygodni

Skala

500+ uczestników na wydarzenie, 20+ wydarzeń rocznie

Ręczna obsługa rejestracji uczestników wydarzeń

Organizacja wydarzeń z udziałem setek uczestników wymaga sprawnej obsługi procesu rejestracji. Każdy uczestnik musi podać dane osobowe, wybrać opcje transportu i zakwaterowania, a często zarejestrować również osoby towarzyszące. Przy tradycyjnym podejściu zespół organizacyjny ręcznie wprowadzał dane do arkuszy kalkulacyjnych i systemu CRM, co przy 300-800 uczestnikach na wydarzenie pochłaniało kilka dni pracy.

Szczególnym wyzwaniem był przydział zakwaterowania. Pokoje hotelowe różnią się pojemnością i standardem, a uczestnicy mają różne preferencje — pokoje jednoosobowe, dwuosobowe, z osobami towarzyszącymi. Ręczny przydział prowadził do błędów: podwójnych rezerwacji, nieuwzględnionych preferencji i konieczności wielokrotnych korekt. Dodatkowo brak walidacji dostępności w czasie rzeczywistym oznaczał, że uczestnicy zapisywali się na miejsca, które już były zajęte.

Generowanie dokumentów — umów uczestnictwa, faktur, potwierdzeń — odbywało się ręcznie w edytorze tekstu. Każdy dokument wymagał indywidualnego uzupełnienia danymi uczestnika, co przy setkach osób było nie tylko czasochłonne, ale też podatne na błędy. Śledzenie statusów płatności również opierało się na arkuszach — bez automatycznych powiadomień i z ryzykiem przeoczenia zaległości.

Zautomatyzowany system rejestracji z inteligentnym przydziałem zasobów

Wdrożone rozwiązanie zastępuje cały ręczny proces rejestracji wieloetapowym formularzem online zintegrowanym z systemem CRM. Uczestnik samodzielnie wypełnia dane osobowe, wybiera opcje transportu i zakwaterowania, rejestruje osoby towarzyszące — a system w czasie rzeczywistym waliduje dostępność miejsc i automatycznie tworzy kompletny rekord w CRM. Cały proces od wypełnienia formularza do wygenerowania umowy trwa poniżej 3 minut.

Inteligentny silnik reguł biznesowych automatycznie przydziela zakwaterowanie na podstawie liczby osób, preferencji i dostępności. System obsługuje pokoje jednoosobowe, dwuosobowe i rodzinne, uwzględnia osoby towarzyszące i automatycznie przelicza koszty. Gdy brak wolnych miejsc, uczestnik trafia na listę rezerwową z automatycznym powiadomieniem przy zwolnieniu. Weryfikacja uczestników odbywa się automatycznie na podstawie zdefiniowanych kryteriów — bez ręcznej kontroli.

System automatycznie generuje umowy uczestnictwa, faktury i potwierdzenia rejestracji w formacie PDF, personalizowane danymi każdego uczestnika. Statusy płatności aktualizują się w czasie rzeczywistym dzięki integracji z systemem płatności, a zespół organizacyjny otrzymuje powiadomienia o zaległościach. Osoby towarzyszące są fakturowane oddzielnie z automatycznym powiązaniem z uczestnikiem głównym. Całość eliminuje ręczną pracę administracyjną i pozwala zespołowi skupić się na logistyce wydarzenia.

Przed i po wdrożeniu

Konkretne rezultaty automatyzacji

Czas rejestracji jednego uczestnika

Przed

15-25 min (ręcznie)

<3 min (samoobsługa)

-85%

Błędy w przydziale zakwaterowania

Przed

8-12% rezerwacji

-100%

Czas generowania umowy

Przed

10-15 min na uczestnika

automatycznie, <10s

-99%

Obsługa 500 rejestracji

Przed

3-5 dni pracy zespołu

0 dni (samoobsługa)

-100%

Podwójne rezerwacje

Przed

5-8 na wydarzenie

-100%

Opóźnienia w fakturowaniu

Przed

3-7 dni po wydarzeniu

natychmiast

-100%

Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?

Umów darmową konsultację

Rejestracja na nasze wydarzenia zajmowała kiedyś cały dzień pracy dwóch osób — weryfikacja danych, przydział pokoi, umowy. Teraz uczestnicy rejestrują się sami, a system robi resztę. Pierwsze wydarzenie po wdrożeniu obsłużyło 400 osób bez ani jednego błędu administracyjnego.

Firma eventowa, 15+ wydarzeń rocznie, 300-800 uczestników