Automatyzacja rejestracji uczestników wydarzeń i przydziału zasobów
Od rejestracji do faktury w kilka minut — bez udziału człowieka. System automatyzuje cały proces zapisu uczestników na wydarzenia: wieloetapowy formularz online, walidacja dostępności miejsc w czasie rzeczywistym, inteligentny przydział zakwaterowania, automatyczne generowanie umów i faktur. Organizator skupia się na wydarzeniu, a nie na administracji.
Ręczna obsługa rejestracji uczestników wydarzeń
Organizacja wydarzeń z udziałem setek uczestników wymaga sprawnej obsługi procesu rejestracji. Każdy uczestnik musi podać dane osobowe, wybrać opcje transportu i zakwaterowania, a często zarejestrować również osoby towarzyszące. Przy tradycyjnym podejściu zespół organizacyjny ręcznie wprowadzał dane do arkuszy kalkulacyjnych i systemu CRM, co przy 300-800 uczestnikach na wydarzenie pochłaniało kilka dni pracy.
Szczególnym wyzwaniem był przydział zakwaterowania. Pokoje hotelowe różnią się pojemnością i standardem, a uczestnicy mają różne preferencje — pokoje jednoosobowe, dwuosobowe, z osobami towarzyszącymi. Ręczny przydział prowadził do błędów: podwójnych rezerwacji, nieuwzględnionych preferencji i konieczności wielokrotnych korekt. Dodatkowo brak walidacji dostępności w czasie rzeczywistym oznaczał, że uczestnicy zapisywali się na miejsca, które już były zajęte.
Generowanie dokumentów — umów uczestnictwa, faktur, potwierdzeń — odbywało się ręcznie w edytorze tekstu. Każdy dokument wymagał indywidualnego uzupełnienia danymi uczestnika, co przy setkach osób było nie tylko czasochłonne, ale też podatne na błędy. Śledzenie statusów płatności również opierało się na arkuszach — bez automatycznych powiadomień i z ryzykiem przeoczenia zaległości.
Zautomatyzowany system rejestracji z inteligentnym przydziałem zasobów
Wdrożone rozwiązanie zastępuje cały ręczny proces rejestracji wieloetapowym formularzem online zintegrowanym z systemem CRM. Uczestnik samodzielnie wypełnia dane osobowe, wybiera opcje transportu i zakwaterowania, rejestruje osoby towarzyszące — a system w czasie rzeczywistym waliduje dostępność miejsc i automatycznie tworzy kompletny rekord w CRM. Cały proces od wypełnienia formularza do wygenerowania umowy trwa poniżej 3 minut.
Inteligentny silnik reguł biznesowych automatycznie przydziela zakwaterowanie na podstawie liczby osób, preferencji i dostępności. System obsługuje pokoje jednoosobowe, dwuosobowe i rodzinne, uwzględnia osoby towarzyszące i automatycznie przelicza koszty. Gdy brak wolnych miejsc, uczestnik trafia na listę rezerwową z automatycznym powiadomieniem przy zwolnieniu. Weryfikacja uczestników odbywa się automatycznie na podstawie zdefiniowanych kryteriów — bez ręcznej kontroli.
System automatycznie generuje umowy uczestnictwa, faktury i potwierdzenia rejestracji w formacie PDF, personalizowane danymi każdego uczestnika. Statusy płatności aktualizują się w czasie rzeczywistym dzięki integracji z systemem płatności, a zespół organizacyjny otrzymuje powiadomienia o zaległościach. Osoby towarzyszące są fakturowane oddzielnie z automatycznym powiązaniem z uczestnikiem głównym. Całość eliminuje ręczną pracę administracyjną i pozwala zespołowi skupić się na logistyce wydarzenia.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęRejestracja na nasze wydarzenia zajmowała kiedyś cały dzień pracy dwóch osób — weryfikacja danych, przydział pokoi, umowy. Teraz uczestnicy rejestrują się sami, a system robi resztę. Pierwsze wydarzenie po wdrożeniu obsłużyło 400 osób bez ani jednego błędu administracyjnego.
Firma eventowa, 15+ wydarzeń rocznie, 300-800 uczestników
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
Z góry wiedzieliśmy, na jakim etapie jesteśmy i jakie koszty nas czekają.
COO, QMS
Osobiste umiejętności programistów i kierownika zespołu były kluczowe dla tego projektu.
CEO, Bravedigital
Profesjonalne podejście do każdego etapu projektu — od analizy po wdrożenie.
CTO, Plata
Ich wiedza odkrywcza pomogła nam znaleźć najlepsze rozwiązanie dla naszych wyzwań.
Marketing Director, ESALIENS
To partner, któremu można zaufać.
Director, Compensa Vienna Insurance Group
Elastyczność zespołu i otwartość na feedback robią wrażenie.
Digital Lead, Trooper