Automatyczny cykl od zlecenia do faktury z potwierdzeniem klienta online
Od ręcznego obiegu dokumentów do jednego kliknięcia. System automatyzuje cały cykl życia zlecenia — od utworzenia przez potwierdzenie klienta online, aż po wystawienie faktury i śledzenie płatności. Automatyczne generowanie draftów faktur, 3-poziomowy system przypomnień i obsługa wielu trybów płatności eliminują ręczną pracę i przyspieszają przepływ gotówki.
Ręczny obieg zleceń i faktur między wieloma narzędziami
Organizacja realizująca ponad 100 zleceń miesięcznie zarządzała cyklem od zlecenia do faktury za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, e-maili i osobnego programu do fakturowania. Pracownik tworzył zlecenie w arkuszu, wysyłał potwierdzenie mailem do klienta, a po realizacji ręcznie przenosił dane do systemu fakturowego. Przy kilku trybach płatności — przedpłata, po realizacji, raty, płatności cykliczne — każdy przypadek wymagał indywidualnego śledzenia terminów i kwot.
Potwierdzenie zlecenia przez klienta odbywało się mailowo — wymiana kilku wiadomości, czasem z korektami, bez jasnego śladu kto i kiedy zatwierdził warunki. Brak centralnego systemu oznaczał, że informacja o potwierdzeniu mogła zaginąć w skrzynce pracownika. Zdarzały się sytuacje, gdy usługa była realizowana bez formalnego potwierdzenia, co prowadziło do sporów przy fakturowaniu.
Śledzenie płatności opierało się na ręcznym sprawdzaniu wyciągów bankowych i oznaczaniu faktur jako opłaconych w arkuszu. Przy 200+ aktywnych klientach i wielu otwartych fakturach jednocześnie, opóźnienia w płatnościach były wykrywane z tygodniowym poślizgiem. Wysyłanie przypomnień wymagało ręcznego przygotowania maila — wielu pracowników zwlekało z windykacją, co pogarszało przepływ gotówki. Generowanie faktur PDF z poprawnymi obliczeniami VAT i wieloma pozycjami było czasochłonne i podatne na błędy.
Zautomatyzowany obieg zlecenie→faktura z portalem klienta i systemem płatności
Wdrożona platforma centralizuje cały cykl życia zlecenia. Pracownik tworzy zlecenie w systemie, określając pozycje, ceny, okres realizacji i tryb płatności. Zlecenie przechodzi wewnętrzne zatwierdzenie, po czym system automatycznie wysyła klientowi unikalny link do potwierdzenia online. Klient przegląda szczegóły, akceptuje lub zgłasza uwagi — wszystko w jednym widoku, bez wymiany maili. System rejestruje dokładnie kto i kiedy potwierdził warunki.
Moduł fakturowania automatycznie generuje drafty faktur na podstawie harmonogramu płatności zlecenia — 7 dni przed terminem. Pracownik przegląda draft, może skorygować pozycje, i publikuje fakturę jednym kliknięciem. System generuje PDF z poprawnymi obliczeniami VAT, uwzględniając typ klienta, lokalizację i stawki. Obsługuje cztery tryby płatności: przedpłata, po realizacji usługi, raty z harmonogramem, oraz płatności cykliczne z automatycznym odnawianiem.
Trzystopniowy system przypomnień automatycznie eskaluje przeterminowane płatności: pierwsze przypomnienie po 7 dniach, drugie po 14, trzecie (formalne wezwanie) po 21 dniach. Każdy poziom ma dedykowany szablon email z rosnącą formalnością. Operator może oznaczyć fakturę jako sporną — co wstrzymuje przypomnienia i uruchamia proces wyjaśniania. Dashboard finansowy pokazuje w czasie rzeczywistym: otwarte faktury, przeterminowane płatności, prognozowany cash flow i historię per klient.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęKiedyś wystawienie faktury wymagało zebrania danych z maili i arkuszy, ręcznego obliczenia kwot i wysłania PDF-a. Teraz system sam generuje draft faktury na podstawie zlecenia, a klient potwierdza online jednym kliknięciem. Gdy termin płatności mija, automatyczne przypomnienia robią to, co wcześniej musieliśmy robić ręcznie.
Firma usługowa, 100+ zleceń miesięcznie, 50-osobowy zespół
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
To partner, któremu można zaufać.
Director, Compensa Vienna Insurance Group
Zespół nie boi się wyzwań.
E-Commerce Manager, Kontigo
Jesteśmy zachwyceni wynikami naszej współpracy.
Co-Founder & CEO, Swave
Nie tylko realizują zlecone zadania, ale też wykazują się dogłębną znajomością naszego biznesu.
CEO, beautybox
Byli bardzo transparentni i uczciwi jeśli chodzi o budżetowanie.
CTO, Runeasi
To firma z szerokim wachlarzem kompetencji i silną wiedzą domenową.
Co-Founder, Atendi.care