Automatyczny cykl od zlecenia do faktury z potwierdzeniem klienta online
Od ręcznego obiegu dokumentów do jednego kliknięcia. System automatyzuje cały cykl życia zlecenia — od utworzenia przez potwierdzenie klienta online, aż po wystawienie faktury i śledzenie płatności. Automatyczne generowanie draftów faktur, 3-poziomowy system przypomnień i obsługa wielu trybów płatności eliminują ręczną pracę i przyspieszają przepływ gotówki.
Ręczny obieg zleceń i faktur między wieloma narzędziami
Organizacja realizująca ponad 100 zleceń miesięcznie zarządzała cyklem od zlecenia do faktury za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, e-maili i osobnego programu do fakturowania. Pracownik tworzył zlecenie w arkuszu, wysyłał potwierdzenie mailem do klienta, a po realizacji ręcznie przenosił dane do systemu fakturowego. Przy kilku trybach płatności — przedpłata, po realizacji, raty, płatności cykliczne — każdy przypadek wymagał indywidualnego śledzenia terminów i kwot.
Potwierdzenie zlecenia przez klienta odbywało się mailowo — wymiana kilku wiadomości, czasem z korektami, bez jasnego śladu kto i kiedy zatwierdził warunki. Brak centralnego systemu oznaczał, że informacja o potwierdzeniu mogła zaginąć w skrzynce pracownika. Zdarzały się sytuacje, gdy usługa była realizowana bez formalnego potwierdzenia, co prowadziło do sporów przy fakturowaniu.
Śledzenie płatności opierało się na ręcznym sprawdzaniu wyciągów bankowych i oznaczaniu faktur jako opłaconych w arkuszu. Przy 200+ aktywnych klientach i wielu otwartych fakturach jednocześnie, opóźnienia w płatnościach były wykrywane z tygodniowym poślizgiem. Wysyłanie przypomnień wymagało ręcznego przygotowania maila — wielu pracowników zwlekało z windykacją, co pogarszało przepływ gotówki. Generowanie faktur PDF z poprawnymi obliczeniami VAT i wieloma pozycjami było czasochłonne i podatne na błędy.
Zautomatyzowany obieg zlecenie→faktura z portalem klienta i systemem płatności
Wdrożona platforma centralizuje cały cykl życia zlecenia. Pracownik tworzy zlecenie w systemie, określając pozycje, ceny, okres realizacji i tryb płatności. Zlecenie przechodzi wewnętrzne zatwierdzenie, po czym system automatycznie wysyła klientowi unikalny link do potwierdzenia online. Klient przegląda szczegóły, akceptuje lub zgłasza uwagi — wszystko w jednym widoku, bez wymiany maili. System rejestruje dokładnie kto i kiedy potwierdził warunki.
Moduł fakturowania automatycznie generuje drafty faktur na podstawie harmonogramu płatności zlecenia — 7 dni przed terminem. Pracownik przegląda draft, może skorygować pozycje, i publikuje fakturę jednym kliknięciem. System generuje PDF z poprawnymi obliczeniami VAT, uwzględniając typ klienta, lokalizację i stawki. Obsługuje cztery tryby płatności: przedpłata, po realizacji usługi, raty z harmonogramem, oraz płatności cykliczne z automatycznym odnawianiem.
Trzystopniowy system przypomnień automatycznie eskaluje przeterminowane płatności: pierwsze przypomnienie po 7 dniach, drugie po 14, trzecie (formalne wezwanie) po 21 dniach. Każdy poziom ma dedykowany szablon email z rosnącą formalnością. Operator może oznaczyć fakturę jako sporną — co wstrzymuje przypomnienia i uruchamia proces wyjaśniania. Dashboard finansowy pokazuje w czasie rzeczywistym: otwarte faktury, przeterminowane płatności, prognozowany cash flow i historię per klient.
Przed i po wdrożeniu
Konkretne rezultaty automatyzacji
Chcesz osiągnąć podobne rezultaty?
Umów darmową konsultacjęKiedyś wystawienie faktury wymagało zebrania danych z maili i arkuszy, ręcznego obliczenia kwot i wysłania PDF-a. Teraz system sam generuje draft faktury na podstawie zlecenia, a klient potwierdza online jednym kliknięciem. Gdy termin płatności mija, automatyczne przypomnienia robią to, co wcześniej musieliśmy robić ręcznie.
Firma usługowa, 100+ zleceń miesięcznie, 50-osobowy zespół
Nasze rozwiązania
Poznaj szczegóły
Gotowy, żeby przyspieszyć swój biznes?
Umów bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i w mniej niż 30 minut dowiedz się:
Co mówią o nas klienci?
Mieli wszystkich potrzebnych ludzi i narzędzia, żeby wykonać tę pracę.
CTO, The Codest
Ich podejście do rozwiązywania problemów jest wyjątkowe.
Founder, Floud
Nie tylko realizują zlecone zadania, ale też wykazują się dogłębną znajomością naszego biznesu.
CEO, beautybox
Gorąco polecamy ich do współpracy przy dowolnych wyzwaniach IT.
Head of Delivery, itCraft
Profesjonalne podejście do każdego etapu projektu — od analizy po wdrożenie.
CTO, Plata
Osobiste umiejętności programistów i kierownika zespołu były kluczowe dla tego projektu.
CEO, Bravedigital